Przejdź do zawartości

Otwarty System Archiwizacji OSA: Podręcznik użytkownika/Praca w programie OSA/Etapy opracowania zasobu archiwalnego/Wprowadzanie informacji o zasobie archiwalnym/Dodawanie zbioru, zespołu

Z Wikibooks, biblioteki wolnych podręczników.

Aby móc rozpocząć proces dodawania informacji o zasobie archiwalnym, należy w menu głównym programu OSA kliknąć w zakładkę “Zasób”, a następnie wybrać z rozwijanej listy pole “Zbiory” i przycisk “Dodaj”. Do wyboru w OSIE są dwie opcje - zbiór/zespół prosty, w którym znajdują się następujące poziomy opisu: zbiór/zespół, jednostka archiwalna oraz dokument i zbiór/zespół rozbudowany - poszerzony o poziom opisu: seria.

Plik:029 Tworca Okno1 EK (02).jpg

  W okienku “Dodawanie zbioru/zespołu” znajduje się siedem zakładek: Dane podstawowe, Archiwizacja, Udostępnianie, Prawa do zbioru/zespołu, Indeksy, Dane dodatkowe, Inne. Program sam wyświetla automatycznie poziom opisu archiwalnego, na którym znajduje się użytkownik. By móc utworzyć rekord, należy wypełnić pięć pól obligatoryjnych (oznaczonych gwiazdką) z zakładki dane podstawowe. 
  Zakładka Dane podstawowe: 

Pola obligatoryjne

1) Poziom opisu*: Zbiór/Zespół. To pole jest automatycznie uzupełniane w programie OSA, pokazuje, na jakim poziomie opisu znajduje się użytkownik.

2) Sygnatura*: Sygnatura zbioru/zespołu składa się z dwóch elementów: kodu instytucji, który jest przyznawany automatycznie przez system oraz numeru zbioru/zespołu, który należy wpisać ręcznie w polu tekstowym.

3) Tytuł*: W polu tekstowym należy wpisać nazwę wprowadzanego zespołu lub zbioru.

4) Data*: Użytkownik wybiera z rozwijanej listy datę roczną lub zakres dat rocznych. przypadku datacji zbioru/zespołu określać należy jedynie roczne daty dokumentacji.


5) Nazwa twórcy*: Zanim wypełnimy to pole, można dodać twórcę opisywanej serii w oddzielnej zakładce, która znajduje się w Menu Głównym, pomiędzy zakładkami Zasób oraz Indeksy.

Żeby dodać nazwę twórcy w "Danych podstawowych" zbioru/zespołu, należy kliknąć w przycisk “Przeglądaj”.

Otworzy się okienko, w którym należy znaleźć naszego twórcę. Wyszukać można go po nazwie lub identyfikatorze twórcy.

Wynik wyszukiwania będzie widoczny w oknie po prawej stronie. Jeśli na liście nie ma twórcy, klikamy "Dodaj twórcę", co powoduje, że automatycznie otworzy się okienko "Dodawanie twórcy".

Jeśli twórca znajduje się na liście, wybieramy go z listy, a następnie klikamy “Wybierz” oraz “Zapisz”. Istnieje możliwość dodania kilku twórców.

Twórca został dodany przy "Nazwie twórcy" w "Danych podstawowych".

Po kliknięciu w nazwę wyświetli się formularz z pełnymi danymi twórcy.

6) Rozmiar*: Należy wprowadzić dane dotyczące rozmiaru zbioru/zespołu, wpisując liczbę przy wybranej jednostce miary: jednostki archiwalne, metry bieżące, megabajty.

Pola fakultatywne

1) Sygnatura dawna: Wpisujemy, jeśli wcześniej Zbiór/Zespół funkcjonował pod inną sygnaturą.

2) Rozmiar fizyczny: Podajemy wielkość miejsca, jakie zbiór/zespół zajmuje w magazynie, liczbę opakowań do przechowywania archiwaliów, np. liczbę szuflad, pudełek.

3) Zawartość: W polu tekstowym należy opisać tematykę zbioru/zespołu.

4) Język: Należy wybrać z listy, można wybrać kilka języków. Wystarczy zaznaczyć wybór przy konkretnych nazwach. Język polski znajduje się na początku listy.

5) Obszar historyczny: W polu tekstowym należy wprowadzić historyczne nazwy kraju lub krajów (po przecinku), których dotyczą materiały archiwalne w zbiorze/zespole.

6) Obszar współczesny: W polu tekstowym należy wprowadzić współczesne nazwy kraju lub krajów (po przecinku), których dotyczą materiały archiwalne w zbiorze/zespole.

7) Dzieje zbioru: Należy opisać, kiedy i w jaki sposób pozyskano materiały archiwalne, czy posiadały środek ewidencyjny, czy były uporządkowane, zmieniały właścicieli.

8) Pochodzenie zbioru: Należy spisać pochodzenie zbioru: nazwiska ofiarodawców, daty przekazania itp. (O ile informacje te są jawne).


  Zakładka Archiwizacja

Pola fakultatywne

1) Wprowadź dane nabytku, z którego utworzono zbiór/zespół: Żeby powiązać konkretny nabytek z danym zbiorem, należy najpierw kliknąć przycisk “Przeglądaj”.

Uruchomi się wówczas okienko z możliwością wyszukania danego nabytku. Wyszukać można po dacie lub nazwie nabytku oraz po nazwisku ofiarodawcy.

Wynik wyszukania nabytków wyświetli się w oknie po prawej stronie.

Po kliknięciu kolejno “Dodaj” i “Zapisz”, numery wybranych nabytków pojawią się w zakładce Archiwizacja w polu Wybrane nabytki.

2) Autor opisu: Należy podać imię i nazwisko osoby sporządzającej opis archiwalny.

3) Data dodania: Należy wybrać z kalendarza datę wprowadzenia opisu archiwalnego na temat zbioru/zespołu w programie archiwalnym OSA. Dla ułatwienia pracy została wprowadzona opcja wyboru “Dziś” z datą danego dnia.

4) Stopień opracowania: Można wypełnić wszystkie pola lub tylko jedno (w zależności od stosowanych jednostek miary): jednostki archiwalne, metry bieżące lub megabajty.

5) Uwagi dotyczące opracowania: Należy w polu tekstowym przedstawić wewnętrzną strukturę i sposób porządkowania zbioru/zespołu np. Zbiór został opracowany według kryterium chronologiczno-rzeczowego. Ze względu na stałe dopływy do zbioru, jego struktura się zmienia – zwiększa się liczba jednostek archiwalnych i dokumentów.

6) Stopień digitalizacji: Można wypełnić wszystkie pola lub tylko jedno (w zależności od stosowanych jednostek miary): jednostki archiwalne lub metry bieżące.

A w polu tekstowym należy wpisać wszystkie Uwagi dotyczące digitalizacji.

7) Rozmiar po zdigitalizowaniu:Należy podać liczbę plików cyfrowych (np. TIFF, WAV), powstałych w wyniku digitalizacji i ich rozmiar.

8) Miejsce przechowywania kopii cyfrowych:Podać miejsce, gdzie przechowujemy zdigitalizowane kopie oryginałów, którymi dysponuje archiwum, np. dysk nr 12.


  Zakładka Udostępnianie

Pola fakultatywne

1) Dostępność: Należy zaznaczyć w słowniku wielokrotnego wyboru odpowiednie pozycje, można wybrać kilka: Niedostępne, Oryginały dostępne na miejscu, Wersja cyfrowa dostępna na miejscu, Wersja cyfrowa dostępna w Internecie, Część zbioru zastrzeżona.

2) Warunki reprodukowania: W polu tekstowym należy wpisać warunki reprodukowania danego zbioru/zespołu. Można również załączyć plik z dysku komputera.

3) Miejsce i czas dostępu: W przypadku zbioru udostępnianego w Internecie należy podać link. W przypadku zbioru udostępnianego na miejscu należy podać adres i dni/godziny, w czasie których czytelnik może zapoznać się ze zbiorem.

4) Pomoce archiwalne: Należy wpisać dostępne pomoce archiwalne do danego zbioru/zespołu. Można również załączyć plik z dysku komputera

5) Uwagi: Należy wypisać wszystkie uwagi związane z udostępnianiem zbioru/zespołu archiwalnego, które nie zostały uwzględnione w pozostałych polach opisu.


  Zakładka Prawa do Zbioru/Zespołu

Widoczna tylko dla użytkownika o uprawnieniach administratora i redaktora

Pola fakultatywne

1) Posiadacz praw: Należy podać informacje o osobie/organizacji, która dysponuje prawem do zbioru (prawo własności, prawo autorskie).

2) Licencja: Należy wybrać licencję z rozwijanej listy.

3) Restrykcje dotyczące wykorzystania: W polu tekstowym należy podać informacje o ewentualnym zastrzeżeniu zbioru (np. czasowe zastrzeżenie, udostępnianie zbioru w określonych przypadkach itp.).

4) Możliwe pola eksploatacji: Należy zaznaczyć w słowniku wielokrotnego wyboru możliwości eksploatacji zbioru/zespołu. Można wybrać kilka pozycji.

5) Dokument poświadczający: W polu tekstowym można wpisać, czy jest dostępny dokument na poświadczenie praw autorskich, np.: umowa licencyjna z autorem fotografii, protokół przekazania podpisany przez spadkobiercę. Dokument można również załączyć za pomocą przycisku “Wybierz plik”.

6) Uwagi: W polu tekstowym należy uwzględnić wszystkie informacje odnośnie kwestii prawno-etycznych związanych z wykorzystaniem zbioru/zespołu, których nie uwzględniono w pozostałych polach.


  Zakładka Indeksy

Pola fakultatywne

W zakładce znajdują się trzy rodzaje indeksów:

1) Indeks geograficzny: Obok nazwy znajduje się znak zapytania, który wyświetli podpowiedź, jak sporządzić hasło indeksowe.

2) Indeks rzeczowy: Obok nazwy znajduje się znak zapytania, który wyświetli podpowiedź, jak sporządzić hasło indeksowe.

3) Indeks osobowy: Obok nazwy znajduje się znak zapytania, który wyświetli podpowiedź, jak sporządzić hasło indeksowe.


Mechanizm dodawania haseł do indeksów:

By wprowadzić hasło do indeksu, należy kliknąć na niebieski znak plus.

Jeśli mamy już listę haseł i chcemy dodać hasło, które istnieje już w Indeksie, wówczas po wpisaniu w polu wyszukiwania początkowych liter hasła, zostanie ono podświetlone na niebiesko. Wystarczy zaznaczyć istniejące hasło oraz kliknąć “Zapisz”. W ten sposób można zaznaczyć kilka haseł.

Jeśli natomiast wyszukiwanego hasła nie ma w słowniku, wówczas wyświetli się komunikat “Czy chcesz dodać nowe hasło?”.

Po kliknięciu “Tak”, należy dodać nowe hasło.

Nowe hasło można dodać również przed wyszukiwaniem - wystarczy nacisnąć przycisk "Dodaj hasło" w okienku Indeksu

Po kliknięciu, otwiera się nowe okno z możliwością wpisania nowego hasła w polu tekstowym i zapisania go.


  Zakładka Dane dodatkowe

Pola fakultatywne

1) Ubytki i przesunięcia: Należy poinformować o ubytkach w zbiorze, określić ich rodzaj (brakowania, przesunięcia międzyzespołowe, zniszczenia) oraz podać ich przyczynę (zdarzenia losowe - pożar).


  Zakładka Inne

Pola fakultatywne

1) Inne: Puste pole tekstowe, w którym można wpisać wszelkie informacje na temat zbioru/zasobu, których nie uwzględniono w pozostałych zakładkach.