Przejdź do zawartości

Otwarty System Archiwizacji OSA: Podręcznik użytkownika/Praca w programie OSA/Etapy opracowania zasobu archiwalnego/Wprowadzanie informacji o zasobie archiwalnym/Dodawanie dokumentu

Dodaj linki
Z Wikibooks, biblioteki wolnych podręczników.

Dokument możemy dodać na dwa sposoby:

1. Poprzez edycję danej jednostki archiwalnej (zob. 4.5 Edytowanie informacji o zasobie archiwalnym). Na dole okna edycji znajduje się przycisk "Dodaj dokument", który należy kliknąć.

2. Poprzez przycisk “Dodaj dokument” przy danej jednostce archiwalnej z widoku “Struktura zasobu”.

  • w zbiorze/zespole prostym - Dokument jest automatycznie umieszczany w strukturze hierarchicznej opisu archiwalnego - w konkretnej jednostce archiwalnej danego zbioru/zespołu. W nagłówku wyświetlają się sygnatury i tytuły jednostki archiwalnej i zbioru/zespołu, do których należy dany dokument.

  • w zbiorze/zespole rozbudowanym - Dokument jest przypisany do konkretnej jednostki archiwalnej danej serii w wybranym zbiorze/zespole, zatem w nagłówku przy każdym dokumencie widnieją sygnatury i tytuły tych trzech poziomów opisu.

  W okienku "Dodawanie dokumentu” znajduje się pięć zakładek: Dane podstawowe, Zawartość, Udostępnianie, Indeksy, Inne. By móc utworzyć rekord, należy uzupełnić pięć pól obligatoryjnych (oznaczonych gwiazdką) z zakładki Dane podstawowe. 



  Zakładka Dane podstawowe

Pola obligatoryjne

1) Poziom opisu*: Dokument. To pole jest automatycznie uzupełniane w programie OSA, pokazuje, na jakim poziomie opisu znajduje się użytkownik.

2) Sygnatura*: Sygnatura dokumentu (w zbiorze prostym) składa się z czterech elementów: kodu archiwum, numeru zbioru/zespołu i numeru jednostki archiwalnej, które są automatycznie przypisywane przez system oraz numeru dokumentu, który należy wpisać ręcznie w polu tekstowym.

Sygnatura dokumentu (w zbiorze rozbudowanym) składa się z pięciu elementów: kodu archiwum, numeru zbioru/zespołu, numeru serii i numeru jednostki archiwalnej, które są automatycznie przypisywane przez system oraz numeru dokumentu, który należy wpisać ręcznie w polu tekstowym.

3) Tytuł*: W polu tekstowym należy wpisać tytuł wprowadzanego dokumentu.

4) Data*: Po kliknięciu w przycisk Wybierz datę, użytkownik ma kilka opcji do wyboru. Należy zaznaczyć wybraną datę (roczną, miesięczną, dzienną) lub zakres dat (rocznych, miesięcznych, dziennych) i przy wybranej opcji wpisać daty lub wybrać z kalendarza. W przypadku, gdy data jest nieznana, należy wybrać opcję “Nieznane”.

5) Nazwa twórcy*: Zanim wypełnimy to pole, można dodać twórcę opisywanego dokumentu w oddzielnej zakładce, która znajduje się w Menu Głównym, pomiędzy zakładkami Zasób oraz Indeksy.

Żeby dodać nazwę twórcy w "Danych podstawowych" dokumentu, należy kliknąć w przycisk “Przeglądaj”.

Otworzy się okienko, w którym należy znaleźć naszego twórcę. Wyszukać można go po nazwie lub identyfikatorze twórcy.

Wynik wyszukiwania będzie widoczny w oknie po prawej stronie. Jeśli na liście nie ma twórcy, klikamy "Dodaj twórcę", co powoduje, że automatycznie otworzy się okienko "Dodawanie twórcy".

Jeśli twórca znajduje się na liście, wybieramy go z listy, a następnie klikamy “Wybierz” oraz “Zapisz”. Istnieje możliwość dodania kilku twórców.

Twórca został dodany przy "Nazwie twórcy" w "Danych podstawowych".

Po kliknięciu w nazwę wyświetli się formularz z pełnymi danymi twórcy.

6) Rozmiar i nośnik*: Należy wybrać rozmiar i nośnik ze względu na typ dokumentu.

  • Dokument tekstowy - jako rozmiar podajemy liczbę stron. W przypadku nośnika zaznaczamy wybrany nośnik z listy: papier, tektura, kalka.

W polu “Inny” można też podać nośnik, którego nie znaleźliśmy na wymienionej liście.

  • Dokument obrazowy - jako rozmiar podajemy liczbę stron. W przypadku nośnika zaznaczamy wybrany nośnik z listy: fotografia, błona fotograficzna - negatyw, błona fotograficzna - diapozytyw, szklany negatyw, odbitka fotograficzna, stykówka.

W polu “Inny” można też podać nośnik, którego nie znaleźliśmy na wymienionej liście.

  • Dokument dźwiękowy - jako rozmiar podajemy czas nagrania w zapisie GG(godziny):MM(minuty):SS(sekundy). W przypadku nośnika podajemy wybrany nośnik z listy: taśma magnetofonowa, płyta CD, karta pamięci.

W polu “Inny” można też podać nośnik, którego nie znaleźliśmy na wymienionej liście.

  • Dokument filmowy - jako rozmiar podajemy czas nagrania w zapisie GG(godziny):MM(minuty):SS(sekundy). W przypadku nośnika zaznaczamy wybrany nośnik z listy: taśma filmowa, kaseta VHS, płyta DVD.

W polu “Inny” można też podać nośnik, którego nie znaleźliśmy na wymienionej liście.

  • Dokument elektroniczny - jako rozmiar podajemy liczbę megabajtów. W przypadku nośnika zaznaczamy plik cyfrowy.

Pola fakultatywne

1) Sygnatura dawna: Wpisujemy, jeśli wcześniej dokument funkcjonował pod inną sygnaturą.

2) Miejsce wytworzenia: Należy wpisać miejsce wytworzenia dokumentu - miejscowość. Np. Byczyna (w przypadku fotografii wykonanej w Byczynie), Warszawa (w przypadku listu nadanego z Warszawy). W przypadku zmiany nazwy miejscowości, podajemy nazwę oryginalną (z czasów powstania dokumentu), w nawiasie kwadratowym podając nazwę współczesną, np. Pitschen [Byczyna], Stalinogród [Katowice], Kattowitz [Katowice].

3) Język: Należy wybrać z listy, można wybrać kilka języków. Wystarczy zaznaczyć wybór przy konkretnych nazwach.

4) Dublety: W polu tekstowym należy wprowadzić informacje o kolejnych egzemplarzach tego samego dokumentu.

5) Postać: Należy określić postać poprzez wybór z rozwijanej listy. 


  Zakładka Zawartość

Pola fakultatywne

1) Zawartość: W polu tekstowym należy opisać tematykę dokumentu.

2) Miniatura: Pole pozwalające dodać grafikę ilustrującą dokument. Pole nie służy do udostępniania plików źródłowych (oryginalnych skanów). Należy załączyć grafikę (skan zdjęcia lub dokumentu) w formacie jpg. Grafika nie powinna ważyć więcej niż 500 kB.

Wstawiony plik można obejrzeć w powiększeniu. Wystarczy kliknąć przycisk “Powiększ”, a następnie w oknie, które się otworzy, miniaturę można powiększać lub pomniejszać za pomocą znaków “plus” i “minus”.


3) Fragment nagrania audio: Pole pozwalające dodać fragment nagrania audio. W przypadku plików dźwiękowych można załączyć pliki w formacie mp3 lub wav.

4) Typ dokumentu: Należy wybrać z rozwijanej listy typ dokumentu, np.: dokument obrazowy, dokument tekstowy, dokument dźwiękowy, dokument filmowy

5) Technika wykonania: Należy podać technikę wykonania jednostki dokumentu (rękopis, maszynopis, druk) oraz kolorystykę (jednobarwna, wielobarwna, czarno-biała).

6) Format: Należy podać wymiary opisywanego dokumentu - w mm lub w zapisie standardowym: A4, A5. Np. fotografia 14x15 cm, plik mp3 o długości 36:12 min., papier A4.

7) Biogram: W polu tekstowym można wstawić biogram osoby związanej z dokumentem, ale innej niż twórca, np. biogram osoby nagrywanej lub widocznej na fotografii. 


  Zakładka Udostępnianie

Pola fakultatywne

1) Posiadacz praw do dysponowania: Instytucja i/lub osoba, która posiada prawo (prawo własności, prawo autorskie) do dysponowania źródłem.

2) Ofiarodawca: W polu tekstowym należy wpisać imię i nazwisko ofiarodawcy - osoby, która przekazała/udostępniła dokument.

3) Możliwe pola eksploatacji: Należy zaznaczyć w słowniku wielokrotnego wyboru możliwości eksploatacji dokumentu. Można wybrać kilka pozycji.

4) Miejsce dostępu: W przypadku dokumentu udostępnianego w Internecie, należy podać link.

5) Licencja: Należy wybrać licencję z rozwijanej listy. Opis licencji Creative Commons znaleźć można na stronie: http://creativecommons.pl/poznaj-licencje-creative-commons/.

6) Dostępność: Należy zaznaczyć w słowniku wielokrotnego wyboru możliwości dostępności dokumentu. Można wybrać kilka pozycji. 


  Zakładka Indeksy

Pola fakultatywne

W zakładce znajdują się trzy rodzaje indeksów:

1) Indeks geograficzny: Obok nazwy znajduje się znak zapytania, który wyświetli podpowiedź, jak sporządzić hasło indeksowe.

2) Indeks rzeczowy: Obok nazwy znajduje się znak zapytania, który wyświetli podpowiedź, jak sporządzić hasło indeksowe.

3) Indeks osobowy: Obok nazwy znajduje się znak zapytania, który wyświetli podpowiedź, jak sporządzić hasło indeksowe.


Mechanizm dodawania haseł do indeksów:

By wprowadzić hasło do indeksu, należy kliknąć na niebieski znak plus.

Jeśli mamy już listę haseł i chcemy dodać hasło, które istnieje już w Indeksie, wówczas po wpisaniu w polu wyszukiwania początkowych liter hasła, zostanie ono podświetlone na niebiesko. Wystarczy zaznaczyć istniejące hasło oraz kliknąć “Zapisz”. W ten sposób można zaznaczyć kilka haseł.

Jeśli natomiast wyszukiwanego hasła nie ma w słowniku, wówczas wyświetli się komunikat “Czy chcesz dodać nowe hasło?”.

Po kliknięciu “Tak”, należy dodać nowe hasło.

Nowe hasło można dodać również przed wyszukiwaniem - wystarczy nacisnąć przycisk "Dodaj hasło" w okienku Indeksu

Po kliknięciu, otwiera się nowe okno z możliwością wpisania nowego hasła w polu tekstowym i zapisania go. 


  Zakładka Inne

Pola fakultatywne

1) Inne: Puste pole tekstowe, w którym można wpisać wszelkie informacje na temat dokumentu, których nie uwzględniono w pozostałych zakładkach.

Źródło: „https://pl.wikibooks.org/w/index.php?title=Otwarty_System_Archiwizacji_OSA:_Podręcznik_użytkownika/Praca_w_programie_OSA/Etapy_opracowania_zasobu_archiwalnego/Wprowadzanie_informacji_o_zasobie_archiwalnym/Dodawanie_dokumentu&oldid=315027”