Otwarty System Archiwizacji OSA: Podręcznik użytkownika/Opracowanie zbiorów/Hierarchiczność zasobu archiwalnego. Podział na zbiory, zespoły, serie, jednostki archiwalne i dokumenty
Specyfiką zasobu archiwalnego jest jego hierarchiczność. Materiały archiwalne funkcjonują w obrębie większych całości np. świadectwo pracy Jana Kowalskiego jest elementem spuścizny Jana Kowalskiego, gdzie poprzez odczytanie pozostałych dokumentów możemy poznać jego kontekst. Tym różni się zasób archiwalny od zasobu bibliotecznego – dokumenty nie funkcjonują jako pojedyncze całości, tylko są powiązane z innymi. Podstawową zasadą archiwistyki jest więc zasada proweniencji czyli poszanowanie związku zachodzącego między aktami zespołu archiwalnego a twórcą materiałów oraz poszczególnymi dokumentami zespołu lub jego części między sobą.
Pochodzenie materiałów ma istotne znaczenie dla odczytania ich sensu. Dlatego też materiałów tworzących większe całości nie należy rozdzielać np. dokumenty przekazane przez Ochotniczą Straż Pożarną w Byczynie, które pokazują jej działalność powinny funkcjonować jako jeden zespół pod nazwą Ochotnicza Straż Pożarna w Byczynie. Spuścizna Jana Kowalskiego obrazująca jego życie i działalność, powinna także stanowić jeden zespół archiwalny i nie powinno się jej rozdzielać.
Najwyższy poziom opisu to zespół lub zbiór (w programie OSA stosuje się jedno określenie „zbiór/zespół” obejmujące obie te grupy).
Zawartość zespołu zasadniczo nie powinna być naruszana, a jego skład zmieniany. Zdarza się jednak, że już po przekazaniu i uporządkowaniu zespołu (także spuścizny), zgłaszają się osoby prywatne, które dysponują materiałami stanowiącymi uzupełnienie zespołu – np. w przypadku spuścizny może to być korespondencja Adama Nowaka lub zdjęcia, na których on jest (czyli materiały, które w sposób naturalny mogłyby stanowić część spuścizny). Wtedy materiały te włączamy do spuścizny z oznaczeniem, skąd pochodzą. Nie włączamy natomiast do zespołu materiałów takich jak wycinki prasowe zgromadzone przez archiwistę na temat, którego dotyczy zespół – dla takich materiałów należy utworzyć osobny zbiór (np. zbiór tematyczny lub kolekcję osobistą).
Zdarzają się także wyjątki dotyczące wyłączania z zespołu materiałów archiwalnych i włączania ich do innych zbiorów. Musi to się odbywać za zgodą ofiarodawcy/twórcy zespołu. Np. archiwum otrzymuje spuściznę od Jana Kowalskiego, w której znalazły się także 3 pocztówki dotyczące Byczyny. Jan Kowalski nie był kolekcjonerem pocztówek i znalazły się one w kolekcji przypadkowo. Jan Kowalski godzi się na włączenie ich do zbioru „Pocztówki dotyczące Byczyny”. W polu „Dzieje zbioru” (dostępnym poprzez Zbiór/Zespół/Dane podstawowe/Dzieje zbioru/zespołu) informujemy o tym przesunięciu międzyzespołowym.
Zbiorem są dokumenty zgromadzone sztucznie pod określonym kątem widzenia (np. tematycznym: „II wojna światowa w Byczynie”, gatunkowym: „Pocztówki dotyczące Byczyny”). Zbiór może być utworzony przez archiwum społeczne w wyniku pozyskiwania materiałów archiwalnych od osób prywatnych, w wyniku akcji społecznej, konkursu itp. Zbiorem może być też kolekcja osobista – materiały na temat danej osoby zgromadzone np. przez archiwum społeczne. Kolekcja osobista różni się od spuścizny tym, że nie pochodzi od twórcy, czyli „Kolekcja Jana Kowalskiego” nie jest wytworem jego działalności i nie została przekazana przez niego lub jego rodzinę, tylko powstawała w wyniku zbierania materiałów o Janie Kowalskim przez archiwum społeczne.
(Definicje pochodzą z Polskiego Słownika Archiwalnego, pod red. Wandy Maciejewskiej, Warszawa 1974).
W archiwistyce, obowiązkowym poziomem opisu archiwalnego jest zbiór/zespół oraz jednostka archiwalna.
W systemie CATL/CAS, odpowiednikiem „zbioru/zespołu” jest „kolekcja”.
Seria to szereg jednostek archiwalnych w zespole (zbiorze) archiwalnym stanowiących pewną całość, uporządkowaną pod względem treści lub formy zewnętrznej.
Np. w zespole „Obozy koncentracyjne” możemy wydzielić serie: „Hitlerowskie obozy koncentracyjne i więzienia”, „Materiały śledcze i dowodowe”, „Wspomnienia więźniów”, „Opracowania”.
Podział zbioru lub zespołu na serie ustalamy po przejrzeniu zbioru lub zespołu i wynika on z zawartości zbioru/zespołu. W przypadku otrzymania zbioru/zespołu uporządkowanego należy uwzględnić ten układ przy porządkowaniu.
Jednostka archiwalna to wydzielona podgrupa materiałów w zbiorze/zespole lub w serii. Np. w przypadku zespołu „Spuścizna Jana Kowalskiego” możemy wydzielić jednostki: „Dokumenty dotyczące przebiegu nauki szkolnej”, „Prace popularnonaukowe, teksty odczytów”, „Korespondencja z oflagu w Dorsten” (warto korzystać z „Wytycznych do opracowania materiałów uczonych” PAN).
W przypadku zespołu „Ochotnicza Straż Pożarna w Byczynie” można wydzielić jednostki: „OSP w Byczynie [Pitschen] w latach 1918–1939”, „OSP w Byczynie w latach 1945–1989”, „Orkiestra OSP w Byczynie” (podział chronologiczno-rzeczowy).
W przypadku zespołu „Związek Bojowników o Wolność i Demokrację” można wydzielić jednostki: „Walne Zjazdy Powiatowe”, „Prezydium Zarządu”, „Koła Miejskie i Terenowe” (podział ze względu na strukturę organizacji).
Podział zbioru na jednostki archiwalne ustalamy po przejrzeniu zbioru i wynika on z zawartości zbioru. W przypadku otrzymania zbioru/zespołu uporządkowanego, należy uwzględnić ten układ przy porządkowaniu.
W archiwistyce, jednostka archiwalna jest obowiązkowym poziomem opisu archiwalnego, którego nie można pominąć. Dlatego, w przypadku niewielkich zbiorów/zespołów, składających się z kilku dokumentów, tworzymy tylko 1 jednostkę archiwalną.
W systemie CATL/CAS odpowiednikiem jednostki archiwalnej jest teczka."
Dokument to w OSA – najniższy poziom opisu archiwalnego. Za dokument uznajemy najmniejszy opisywany obiekt np. list, fotografia, protokół, wspomnienia, nagranie. Dokument może być jednostronicowy (np. fotografia) lub wielostronicowy (np. list, wspomnienia, protokół). Nie opisujemy każdej strony, tylko dokument jako całość. W archiwistyce, dokument nie jest obowiązkowym poziomem opisu archiwalnego, dlatego możemy nasz zasób opisać do poziomu jednostki archiwalnej. Jednak dla archiwów społecznych, dokument jest kluczowym poziomem opisu, dlatego zalecamy jego opis.