Otwarty System Archiwizacji OSA: Podręcznik użytkownika/Opracowanie zbiorów/Specyfika opracowania zbiorów w archiwach społecznych

Zasób archiwów państwowych składa się przede wszystkim z dużych zespołów. W archiwach społecznych dominują niewielkie, fragmentaryczne zbiory/zespoły. Zasób składa się często z pojedynczych materiałów przekazywanych przez różne osoby. Są to zarówno zespoły, jak i zbiory.

W archiwach państwowych kluczem do porządkowania akt i tworzenia zespołów jest wytwórca czyli np. urząd, który przekazał swoje archiwalia. W archiwach społecznych osoba wytwórcy często nie jest tak istotna jak tematyka zbioru. Twórcą zespołu jest często archiwista społeczny, który aktywnie pozyskuje materiały np. tworzy on zbiór tematyczny „Święta w gminie Jasło w latach 1918-1939“, który składa się z materiałów od różnych osób.

W archiwach państwowych ze względu na wielkość zasobu, a także powtarzalny charakter wielu dokumentów, zespoły opracowane są najczęściej do poziomu jednostki archiwalnej. Dla archiwów społecznych natomiast najważniejsze są pojedyncze dokumenty, dlatego zbiory najczęściej opracowywane są do poziomu dokumentu.

W archiwach społecznych ponadto, często gromadzone są zbiory, do których stale napływają materiały archiwalne np. wspomniany zbiór „Święta w gminie Jasło w latach 1918-1939“ jest uzupełniany przez społeczność i co jakiś czas dochodzą nowe materiały, dlatego niełatwo jest go opisać i nadać strukturę.