Otwarty System Archiwizacji OSA: Podręcznik użytkownika/Praca w programie OSA/Etapy opracowania zasobu archiwalnego
OSA jest przeznaczona do opracowania zasobu archiwalnego, w skład którego wchodzą następujące rodzaje dokumentacji:
- dokumentacja aktowa;
- dokumentacja fotograficzna;
- dokumentacja ulotna;
- dokumentacja dźwiękowa;
- dokumentacja filmowa.
Użytkownik wprowadza informacje, zaczynając od wypełnienia danych archiwum, a następnie rozpoczyna opisywanie zasobu archiwalnego, zachowując jego hierarchiczną strukturę. Należy pamiętać, że opracowanie materiałów archiwalnych użytkownik rozpoczyna od najwyższego poziomu, jakim jest zbiór/zespół, przechodząc następnie kolejne poziomy opisu - seria (dla zbioru/zespołu rozbudowanego), jednostka archiwalna, a kończąc na najniższym poziomie opisu, jakim jest dokument.
Na każdym poziomie występują pola obligatoryjne - konieczne do wypełnienia; pola te zostały oznaczone gwiazdką*. Jeśli któreś ze wskazanych pól nie zostanie wypełnione, wyświetli się odpowiedni komunikat.
Zanim użytkownik przystąpi do wypełniania pola, może zapoznać się z tekstem podpowiedzi. Wystarczy kliknąć w znacznik ?, widniejący przy danym polu.