Otwarty System Archiwizacji OSA: Podręcznik użytkownika/Praca w programie OSA/Etapy opracowania zasobu archiwalnego/Wprowadzanie danych archiwum

Z Wikibooks, biblioteki wolnych podręczników.
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania

Po pierwszym zalogowaniu do programu OSA, administrator (lub redaktor) rozpoczyna pracę od wprowadzenia informacji na temat Instytucji, w której przechowywany jest zasób archiwalny. W tym celu należy z paska “Menu głównego” wybrać “Instytucja”, a następnie kliknąć przycisk “Edytuj”.

019 Archiwum Edycja Menu nowy EK.jpg

Pola do uzupełnienia zawarte są w trzech zakładkach “Dane podstawowe”, “Dane kontaktowe” i “Informacje o zasobie”, z czego w dwóch pierwszych zakładkach znajdują się pola obligatoryjne. Po wstawieniu informacji, należy kliknąć przycisk “Zapisz”.

Należy pamiętać, że informacje będą dostępne dla wszystkich trzech typów użytkowników: administratora, redaktora i czytelnika.


  Zakładka Dane podstawowe

020 Archiwum Edycja Okno1 EK.jpg

Pola obligatoryjne

1) Nazwa instytucji z zasobem archiwalnym*: Należy podać nazwę instytucji posiadającej zasób archiwalny - gromadzącej i przechowującej materiały archiwalne. W przypadku instytucji podać jej ustaloną, formalną nazwę, np. Towarzystwo Przyjaciół Bronowic (zgodnie ze statutem), Gminna Biblioteka Publiczna w Raszynie. W przypadku grupy nieformalnej, podać przyjętą i używaną jej nazwę, np. Cyfrowe Archiwum Bemowa, Rodzina Józefa Gosławskiego.

2) Kod instytucji*: Każda instytucja powinna posiadać swój kod, jednoznacznie ją identyfikujący. Dzięki temu, w przypadku eksportu danych do różnych baz archiwalnych, dane wprowadzone przez daną instytucję będą jednoznacznie z nią zidentyfikowane. Unikalny kod można otrzymać poprzez formularz na stronie www.archiwa.org/OSA.php. W przypadku, gdy instytucja ma już swój kod (np. korzysta z baz państwowych archiwów i otrzymała już swój kod od Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych), prosimy o podanie tego kodu.

Na początku kodu instytucji w Polsce należy wpisać kod kraju: PL (Polska). Nadany kod będzie także elementem pełnej sygnatury zbiorów z zasobu instytucji (wyświetlany na początku).

Pola fakultatywne

1) Typ instytucji: Należy wybrać z rozwijanej listy typ instytucji prowadzącej archiwum, np. instytucja państwowa, instytucja samorządowa, organizacja pozarządowa, osoba prywatna/osoby prywatne.

025 Archiwum typ instytucji EK.jpg

2) Informacje o instytucji: Należy opisać działalność instytucji, podać ramy czasowe, historię powstania, strukturę organizacyjną.


  Zakładka Dane kontaktowe

021 Archiwum Edycja Okno2 EK.jpg

Pola obligatoryjne

1) Kraj*: Należy w pustym polu wpisać kraj zamieszkania ofiarodawcy.

2) Kod pocztowy*: Należy wpisać kod pocztowy miejscowości, w której znajduje się siedziba instytucji z zasobem archiwalnym.

3) Miejscowość*: Należy podać nazwę miejscowości, w której znajduje się siedziba instytucji z zasobem archiwalnym.

4) Województwo*: Należy wybrać z rozwijanej listy nazwę województwa.

027 Archiwum Wojewodztwo EK.jpg

5) Ulica*: Należy podać nazwę ulicy, przy której mieści się siedziba instytucji z zasobem archiwalnym.

6) Nr*: Należy podać numer domu/mieszkania.

Pola fakultatywne

1) Telefon: Należy podać numer telefonu/telefonów, za pomocą których można uzyskać kontakt z instytucją przechowującą zasób archiwalny.

2) E-mail: Należy podać kontakt mailowy/kontakty mailowe, za pomocą których można uzyskać kontakt z instytucją przechowującą zasób archiwalny.

3) Strona www: Należy podać adres URL strony internetowej instytucji z zasobem archiwalnym.

4) Osoba/osoby do kontaktu: Należy podać imię i nazwisko oraz stanowisko osoby reprezentującej daną instytucję np. Joanna Kowalska (prezeska), Jan Kowalski (kierownik archiwum). Można podać po przecinku kilka osób.

5) Godziny urzędowania: Należy podać godziny, w których urzęduje instytucja oraz coroczne i planowane daty zamknięcia.


  Zakładka Informacje o zasobie

022 Archiwum Edycja Okno3 EK.jpg

Pola fakultatywne

1) Zasób archiwalny i inne zbiory: Należy opisać zasób instytucji (ukształtowanie, zakres tematyczny) oraz poinformować o zbiorach bibliotecznych i innych.

2) Sposoby gromadzenia i kształtowania zasobu: Należy podać informacje o sposobach gromadzenia i kształtowania zasobu: określić zakres i charakter zasobu archiwalnego oraz sposób gromadzenia materiałów archiwalnych (np. depozyty, darowizny, zakupy).