Otwarty System Archiwizacji OSA: Podręcznik użytkownika/Praca w programie OSA/Etapy opracowania zasobu archiwalnego/Wprowadzanie informacji o nabytkach

Dodaj linki
Z Wikibooks, biblioteki wolnych podręczników.

Nabytek: materiały archiwalne wpływające i włączane do zasobu archiwum w drodze dopływu, kupna, darów lub depozytów wieczystych. Por. http://archiwalna.archiwa.gov.pl/pl/materiay/725-slownik-archiwalny.html?start=2

Niektóre archiwa prowadzą tzw. księgę nabytków. W momencie przyjęcia materiałów archiwalnych od ofiarodawcy, od razu wprowadzamy do Nabytków dane na temat tego, kto materiały ofiarował, kiedy to nastąpiło, w jakich okolicznościach. W ten sposób przekazane pudło z fotografiami rodzinnymi (czy np. kilka luźnych dokumentów) od razu rejestrujemy, ale jeszcze nie opracowujemy. Nie musimy się na tym etapie zastanawiać, czy utworzymy z przekazanych materiałów jeden zbiór/zespół, jaką nadać im nazwę, jaka jest datacja materiałów – to będzie istotne dopiero przy opracowaniu zbioru/zespołu.

Prowadzenie rejestracji Nabytków nie jest obowiązkowe. Jest jedynie ułatwieniem i informacją wewnętrzną dla archiwisty.

Żeby opisać Nabytek w programie OSA, należy kliknąć w zakładkę Zasób/Nabytki, a następnie “Dodaj”. 

  W okienku “Dodawanie nabytku” jest sześć zakładek z danymi do wprowadzenia: Dane podstawowe, Nabytek, Sposób pozyskania, Ofiarodawca, Spadkobierca, Prawa do dysponowania. 

  Zakładka Dane podstawowe

Pola obligatoryjne

1) Data pozyskania*: Należy podać datę przekazania nabytku lub nagrania relacji. Datę należy wybrać z kalendarza. Istnieje możliwość dodania kilku dat, np. w przypadku nagrań audio - gdy nagranie świadka historii trwało miesiąc i dodatkowo przebiegało w różnych odstępach czasowych, można wymienić wszystkie dni, w których dokonywano nagrania.

2) Nazwa*: W polu tekstowym należy wpisać nazwę nabytku. Np. Pudła od Janiny Kowalskiej, Dokumenty znalezione na strychu rodziny Kowalskich, Korespondencja Jana Nowaka, Spuścizna Jana Kowalskiego, Materiały przekazane przez Jana Kowalskiego, Zbiór pocztówek przekazanych przez Jana Kowalskiego, Zespół Ochotniczej Straży Pożarnej w Byczynie, Album rodzinny Pomianowskich. 


  Zakładka Nabytek

Pola fakultatywne

1) Opis: W polu tekstowym należy opisać zawartość nabytku oraz podać typy materiałów archiwalnych nabytku.

2) Sygnatura: W polu tekstowym należy wprowadzić sygnaturę zbioru/zespołu, utworzonego z nabytku, jeśli nabytek został już opracowany lub jeśli znamy przyszłą sygnaturę nabytku.

3) Planowane dopływy: Jeśli spodziewamy się, że dokumentacja zostanie uzupełniona, np. ofiarodawca zobowiązał się przekazać resztę zbioru, planujemy nagranie kolejnej części relacji biograficznej, należy wprowadzić tutaj tę informację.

4) Stan fizyczny: Należy określić stan fizyczny przekazanych materiałów archiwalnych z uwzględnieniem potrzeby konserwatorskiej. Wystarczy wybrać jedną opcję z rozwijanej listy: stan dobry, po konserwacji, przed konserwacją.

5) Ilość: Należy podać szacunkową ilość przekazanych materiałów archiwalnych, w dowolnej jednostce miary (w zależności od formy przekazania), np. metry bieżące, teczki, pudła, zeszyty.

6) Priorytet opracowania: Należy wybrać z rozwijanej listy jedną z opcji, określającą, czy dany nabytek ma wysoki, średni czy niski priorytet opracowania.

7) Uwagi: W polu tekstowym należy wpisać wszystkie informacje, których nie uwzględniono w innych miejscach. 


  Zakładka Sposób pozyskania

Pola fakultatywne

1) Sposób nabycia: Należy opisać okoliczności pozyskania nabytku, np. w wyniku konkursu, w wyniku akcji społecznej, zgłoszenie się osoby prywatnej do archiwum, zakupienie na aukcji, nagranie relacji itp.

2) Miejsce przechowywania: Należy podać lokalizację fizyczną, identyfikującą miejsce przechowania nabytku - określone miejsce w obrębie archiwum.

3) Osoba przyjmująca: Należy podać imię i nazwisko osoby, która przyjęła nabytek, nagrała relację itp.

4) Dokument poświadczający: Należy podać informację, czy istnieje dokument poświadczający przekazanie nabytku, np. protokół przekazania, umowa licencyjna, korespondencja mailowa itp. Dokument można również załączyć za pomocą przycisku “Wybierz plik”.

5) Czas trwania relacji: Czas nagrania podajemy w zapisie GG(godziny):MM(minuty):SS(sekundy)

6) Typ nabytku: Należy wybrać z rozwijanej listy jedną z opcji: depozyt, dar, przeniesienie, zakup, nagranie.

7) Miejsce przyjęcia nabytku / nagrania relacji: Należy wskazać miejscowość, gdzie nastąpiło przekazanie nabytku lub nagranie relacji.

8) Osoba pośrednicząca: Należy podać imię i nazwisko osoby, która pośredniczyła w przekazaniu nabytku, nagrania itp.

9) Okoliczności nagrania: Należy podać okoliczności towarzyszące relacji (np. w jakich warunkach powstawało nagranie, jaka była atmosfera spotkania, czy były w jego trakcie obecne inne osoby itd.). 


  Zakładka Ofiarodawca

Ofiarodawcą jest osoba/instytucja/organizacja, która przekazała materiały do archiwum. W przypadku nagrań relacji, wpisujemy tu dane osoby nagrywanej.

Pola fakultatywne

1) Imię: W polu tekstowym należy wpisać Imię ofiarodawcy.

2) Nazwisko: W polu tekstowym należy wpisać nazwisko ofiarodawcy.

3) Nazwisko panieńskie: W polu tekstowym należy wpisać nazwisko panieńskie ofiarodawczyni.

4) Data urodzenia: Należy podać datę urodzenia ofiarodawcy. Datę należy wybrać z kalendarza.

5) Miejsce urodzenia: W polu tekstowym należy podać nazwę miejscowości, w której urodził się ofiarodawca.

6) Telefon: Należy wpisać numer telefonu ofiarodawcy.

7) Kraj zamieszkania: Należy wybrać z rozwijanej listy kraj zamieszkania ofiarodawcy.

8) Kod pocztowy: Należy wpisać kod pocztowy miejsca zamieszkania.

9) Miejscowość: Należy podać miejsce zamieszkania ofiarodawcy.

10) Województwo: Należy wybrać z rozwijanej listy nazwę województwa.

11) Ulica: Należy wpisać nazwę ulicy.

12) Nr: Należy wpisać numer domu/mieszkania.

13) E-mail: Należy podać kontakt mailowy do ofiarodawcy.

14) Uwagi: W polu tekstowym należy podać informacje, których nie uwzględniono w pozostałych miejscach.

15) Powiązania ofiarodawcy z nabytkiem: Należy wprowadzić informację, jaka jest relacja ofiarodawcy z przekazanym materiałem archiwalnym - czy np. jest to twórca spuścizny, twórca dziennika, spadkobierca spuścizny (np. córka, wnuk) itp.

16) Notka biograficzna: Należy podać krótki biogram/życiorys ofiarodawcy. 


  Zakładka Spadkobierca

Spadkobiercą jest osoba/instytucja/organizacja, która ma prawo do dysponowania spadkiem (prawo autorskie lub prawo własności).

Pola fakultatywne

1) Imię: W polu tekstowym należy wpisać imię spadkobiercy.

2) Nazwisko: W polu tekstowym należy wpisać nazwisko spadkobiercy.

3) Telefon: Należy podać numer telefonu spadkobiercy.

4) E-mail: Należy podać kontakt mailowy do spadkobiercy.

5) Kraj zamieszkania: Należy wybrać z rozwijanej listy kraj zamieszkania spadkobiercy.

6) Kod pocztowy: Należy wpisać kod pocztowy miejsca zamieszkania.

7) Miejscowość: Należy podać miejsce zamieszkania spadkobiercy.

8) Województwo: Należy wybrać z rozwijanej listy nazwę województwa.

9) Ulica: Należy wpisać nazwę ulicy.

10) Nr: Należy wpisać numer domu/mieszkania.

11) Uwagi: W polu tekstowym należy podać informacje, których nie uwzględniono w pozostałych miejscach.

12) Powiązania spadkobiercy z nabytkiem: Należy wprowadzić informację, jaka jest relacja spadkobiercy z nabytkiem, np. jest to córka, żona lub wnuk twórcy spuścizny. 


  Zakładka Prawa do dysponowania

Pola fakultatywne

1) Posiadacz praw: Należy podać informacje o osobie/organizacji, która dysponuje prawem do nabytku (prawo własności, prawo autorskie). Należy pamiętać, że ofiarodawca nie zawsze jest tożsamy z dysponentem praw.

2) Możliwe pola eksploatacji: Należy zaznaczyć w słowniku wielokrotnego wyboru możliwości eksploatacji nabytku. Można wybrać kilka pozycji.

3) Licencja: Należy wybrać licencję z rozwijanej listy. Opis licencji Creative Commons znaleźć można na stronie: http://creativecommons.pl/poznaj-licencje-creative-commons/.

4) Restrykcje do wykorzystania: W polu tekstowym należy podać informacje o ewentualnym zastrzeżeniu nabytku (np. czasowe zastrzeżenie, udostępnianie nabytku w określonych przypadkach itp.).

5) Dokument poświadczający: W polu tekstowym można wpisać, czy jest dostępny dokument na poświadczenie praw autorskich, np.: umowa licencyjna z autorem fotografii, protokół przekazania, korespondencja mailowa. Dokument można również załączyć za pomocą przycisku “Wybierz plik”.

6) Uwagi: W polu tekstowym należy podać informacje, których nie uwzględniono w pozostałych miejscach.

Źródło: „https://pl.wikibooks.org/w/index.php?title=Otwarty_System_Archiwizacji_OSA:_Podręcznik_użytkownika/Praca_w_programie_OSA/Etapy_opracowania_zasobu_archiwalnego/Wprowadzanie_informacji_o_nabytkach&oldid=315029”