Otwarty System Archiwizacji OSA: Podręcznik użytkownika/Praca w programie OSA/Etapy opracowania zasobu archiwalnego/Wprowadzanie informacji o zasobie archiwalnym

Z Wikibooks, biblioteki wolnych podręczników.
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania

Zasób archiwum ma strukturę hierarchiczną. Dzieli się na zbiory/zespoły, serie, jednostki archiwalne i dokumenty. Zobacz: Opracowanie zbiorów, 2. Hierarchiczność zasobu archiwalnego. Podział na zespoły/zbiory, serie, jednostki archiwalne i dokumenty.

033 Grafika Zasob archiwalny.jpg

OSA umożliwia opis na wszystkich tych poziomach.

Przy dodawaniu nowego zbioru/zespołu, można wybrać albo:

  * zbiór/zespół prosty – wtedy opisujemy zbiór/zespół na 3 poziomach, czyli na poziomie zbioru/zespołu, jednostki archiwalnej i dokumentu 

albo

  * zbiór/zespół rozbudowany – wtedy opisujemy zbiór/zespół na 4 poziomach, czyli na poziomie zbioru/zespołu, serii, jednostki archiwalnej i dokumentu.
  034 Grafika Prosty Rozbudowany.jpg
  Obowiązkowe jest wprowadzenie danych na 2 poziomach opisu: zbiór/zespół oraz jednostka archiwalna. Dla archiwów społecznych jednak najważniejszy jest zazwyczaj dokument, dlatego rekomendujemy opis także na tym poziomie.

Opis archiwalny sporządzamy według zasady „od ogółu do szczegółu”. W przypadku zbioru/zespołu podajemy tylko ogólne informacje charakterystyczne dla całego zbioru/zespołu. W przypadku dokumentu – podajemy szczegóły odnośnie konkretnego dokumentu w danej jednostce archiwalnej.

  Pracę rozpoczynamy więc od wprowadzania danych zbioru/zespołu.

Po uzupełnieniu wszystkich obowiązkowych pól, możemy przejść do opisu serii, następnie do opisu jednostki archiwalnej i na końcu – dokumentu. Oczywiście, możemy zbiór/zespół opisać dokładniej, wypełniając pola nieobowiązkowe (takie jak: język, pochodzenie zbioru/zespołu). W przypadku zbioru/zespołu prostego, pomijamy poziom serii.

Utworzenie jednostki archiwalnej każdorazowo musi poprzedzić utworzenie konkretnego zbioru/zespołu, do którego przynależy jednostka archiwalna. I analogicznie - jeśli nie utworzymy danej jednostki archiwalnej, nie możemy utworzyć dokumentu, który wchodzi w skład jednostki.