Otwarty System Archiwizacji OSA: Podręcznik użytkownika/Praca w programie OSA/Etapy opracowania zasobu archiwalnego/Wprowadzanie informacji o zasobie archiwalnym/Dodawanie dokumentu

Z Wikibooks, biblioteki wolnych podręczników.
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania

Dokument możemy dodać na dwa sposoby:

1. Poprzez edycję danej jednostki archiwalnej (zob. 4.5 Edytowanie informacji o zasobie archiwalnym). Na dole okna edycji znajduje się przycisk "Dodaj dokument", który należy kliknąć.

199 Dodawanie dokumentu Edycja EK.jpg

2. Poprzez przycisk “Dodaj dokument” przy danej jednostce archiwalnej z widoku “Struktura zasobu”.

200 Dodawanie dokumentu Drzewko EK.jpg

  • w zbiorze/zespole prostym - Dokument jest automatycznie umieszczany w strukturze hierarchicznej opisu archiwalnego - w konkretnej jednostce archiwalnej danego zbioru/zespołu. W nagłówku wyświetlają się sygnatury i tytuły jednostki archiwalnej i zbioru/zespołu, do których należy dany dokument.

114 Przypisanie dokumentu Rozbudowany EK.jpg

  • w zbiorze/zespole rozbudowanym - Dokument jest przypisany do konkretnej jednostki archiwalnej danej serii w wybranym zbiorze/zespole, zatem w nagłówku przy każdym dokumencie widnieją sygnatury i tytuły tych trzech poziomów opisu.

113b Przypisanie dokumentu Rozbudowany EK.jpg

  W okienku "Dodawanie dokumentu” znajduje się pięć zakładek: Dane podstawowe, Zawartość, Udostępnianie, Indeksy, Inne. By móc utworzyć rekord, należy uzupełnić pięć pól obligatoryjnych (oznaczonych gwiazdką) z zakładki Dane podstawowe. 


  Zakładka Dane podstawowe

115 Dokument Okno1 EK.jpg

Pola obligatoryjne

1) Poziom opisu*: Dokument. To pole jest automatycznie uzupełniane w programie OSA, pokazuje, na jakim poziomie opisu znajduje się użytkownik.

116 Dokument Poziom opisu.jpg

2) Sygnatura*: Sygnatura dokumentu (w zbiorze prostym) składa się z czterech elementów: kodu archiwum, numeru zbioru/zespołu i numeru jednostki archiwalnej, które są automatycznie przypisywane przez system oraz numeru dokumentu, który należy wpisać ręcznie w polu tekstowym.

117 Dokument Sygnatura Prosty.jpg

Sygnatura dokumentu (w zbiorze rozbudowanym) składa się z pięciu elementów: kodu archiwum, numeru zbioru/zespołu, numeru serii i numeru jednostki archiwalnej, które są automatycznie przypisywane przez system oraz numeru dokumentu, który należy wpisać ręcznie w polu tekstowym.

118 Dokument Sygnatura Rozbudowany.jpg

3) Tytuł*: W polu tekstowym należy wpisać tytuł wprowadzanego dokumentu.

4) Data*: Po kliknięciu w przycisk Wybierz datę, użytkownik ma kilka opcji do wyboru. Należy zaznaczyć wybraną datę (roczną, miesięczną, dzienną) lub zakres dat (rocznych, miesięcznych, dziennych) i przy wybranej opcji wpisać daty lub wybrać z kalendarza. W przypadku, gdy data jest nieznana, należy wybrać opcję “Nieznane”.

094 Jednostka Data EK.jpg

5) Nazwa twórcy*: Zanim wypełnimy to pole, można dodać twórcę opisywanego dokumentu w oddzielnej zakładce, która znajduje się w Menu Głównym, pomiędzy zakładkami Zasób oraz Indeksy.

Żeby dodać nazwę twórcy w "Danych podstawowych" dokumentu, należy kliknąć w przycisk “Przeglądaj”.

095 Jednostka Tworca.jpg

Otworzy się okienko, w którym należy znaleźć naszego twórcę. Wyszukać można go po nazwie lub identyfikatorze twórcy.

440 Tworca wyszukiwanie EK.jpg

Wynik wyszukiwania będzie widoczny w oknie po prawej stronie. Jeśli na liście nie ma twórcy, klikamy "Dodaj twórcę", co powoduje, że automatycznie otworzy się okienko "Dodawanie twórcy".

441 Tworca dodaj EK.jpg

Jeśli twórca znajduje się na liście, wybieramy go z listy, a następnie klikamy “Wybierz” oraz “Zapisz”. Istnieje możliwość dodania kilku twórców.

442 Tworca wybor EK.jpg

Twórca został dodany przy "Nazwie twórcy" w "Danych podstawowych".

123 Dokument Dodani tworcy EK.jpg

Po kliknięciu w nazwę wyświetli się formularz z pełnymi danymi twórcy.

6) Rozmiar i nośnik*: Należy wybrać rozmiar i nośnik ze względu na typ dokumentu.

124 Dokument RN EK.jpg

  • Dokument tekstowy - jako rozmiar podajemy liczbę stron. W przypadku nośnika zaznaczamy wybrany nośnik z listy: papier, tektura, kalka.

W polu “Inny” można też podać nośnik, którego nie znaleźliśmy na wymienionej liście.

125 Dokument RN Tekstowy EK.jpg

  • Dokument obrazowy - jako rozmiar podajemy liczbę stron. W przypadku nośnika zaznaczamy wybrany nośnik z listy: fotografia, błona fotograficzna - negatyw, błona fotograficzna - diapozytyw, szklany negatyw, odbitka fotograficzna, stykówka.

W polu “Inny” można też podać nośnik, którego nie znaleźliśmy na wymienionej liście.

126 Dokument RN Obrazowy EK.jpg

  • Dokument dźwiękowy - jako rozmiar podajemy czas nagrania w zapisie GG(godziny):MM(minuty):SS(sekundy). W przypadku nośnika podajemy wybrany nośnik z listy: taśma magnetofonowa, płyta CD, karta pamięci.

W polu “Inny” można też podać nośnik, którego nie znaleźliśmy na wymienionej liście.

127 Dokument RN Dzwiekowy EK.jpg

  • Dokument filmowy - jako rozmiar podajemy czas nagrania w zapisie GG(godziny):MM(minuty):SS(sekundy). W przypadku nośnika zaznaczamy wybrany nośnik z listy: taśma filmowa, kaseta VHS, płyta DVD.

W polu “Inny” można też podać nośnik, którego nie znaleźliśmy na wymienionej liście.

128 Dokument RN Filmowy EK.jpg

  • Dokument elektroniczny - jako rozmiar podajemy liczbę megabajtów. W przypadku nośnika zaznaczamy plik cyfrowy.

129 Dokument RN Elektroniczny EK.jpg

Pola fakultatywne

1) Sygnatura dawna: Wpisujemy, jeśli wcześniej dokument funkcjonował pod inną sygnaturą.

2) Miejsce wytworzenia: Należy wpisać miejsce wytworzenia dokumentu - miejscowość. Np. Byczyna (w przypadku fotografii wykonanej w Byczynie), Warszawa (w przypadku listu nadanego z Warszawy). W przypadku zmiany nazwy miejscowości, podajemy nazwę oryginalną (z czasów powstania dokumentu), w nawiasie kwadratowym podając nazwę współczesną, np. Pitschen [Byczyna], Stalinogród [Katowice], Kattowitz [Katowice].

3) Język: Należy wybrać z listy, można wybrać kilka języków. Wystarczy zaznaczyć wybór przy konkretnych nazwach.

046 Zbior zespol Jezyk EK.jpg

4) Dublety: W polu tekstowym należy wprowadzić informacje o kolejnych egzemplarzach tego samego dokumentu.

5) Postać: Należy określić postać poprzez wybór z rozwijanej listy.

303 Dokument postac EK.jpg


  Zakładka Zawartość 

304 Dokument zawartosc EK.jpg

Pola fakultatywne

1) Zawartość: W polu tekstowym należy opisać tematykę dokumentu.

2) Miniatura: Pole pozwalające dodać grafikę ilustrującą dokument. Pole nie służy do udostępniania plików źródłowych (oryginalnych skanów). Należy załączyć grafikę (skan zdjęcia lub dokumentu) w formacie jpg. Grafika nie powinna ważyć więcej niż 500 kB.

Wstawiony plik można obejrzeć w powiększeniu. Wystarczy kliknąć przycisk “Powiększ”, a następnie w oknie, które się otworzy, miniaturę można powiększać lub pomniejszać za pomocą znaków “plus” i “minus”.


3) Fragment nagrania audio: Pole pozwalające dodać fragment nagrania audio. W przypadku plików dźwiękowych można załączyć pliki w formacie mp3 lub wav.

4) Typ dokumentu: Należy wybrać z rozwijanej listy typ dokumentu, np.: dokument obrazowy, dokument tekstowy, dokument dźwiękowy, dokument filmowy

135 Typ dokumentu.jpg

5) Technika wykonania: Należy podać technikę wykonania jednostki dokumentu (rękopis, maszynopis, druk) oraz kolorystykę (jednobarwna, wielobarwna, czarno-biała).

6) Format: Należy podać wymiary opisywanego dokumentu - w mm lub w zapisie standardowym: A4, A5. Np. fotografia 14x15 cm, plik mp3 o długości 36:12 min., papier A4.

7) Biogram: W polu tekstowym można wstawić biogram osoby związanej z dokumentem, ale innej niż twórca, np. biogram osoby nagrywanej lub widocznej na fotografii.


  Zakładka Udostępnianie

136 Dokument Udostepnianie.jpg

Pola fakultatywne

1) Posiadacz praw do dysponowania: Instytucja i/lub osoba, która posiada prawo (prawo własności, prawo autorskie) do dysponowania źródłem.

2) Ofiarodawca: W polu tekstowym należy wpisać imię i nazwisko ofiarodawcy - osoby, która przekazała/udostępniła dokument.

3) Możliwe pola eksploatacji: Należy zaznaczyć w słowniku wielokrotnego wyboru możliwości eksploatacji dokumentu. Można wybrać kilka pozycji.

137 Dokument Eksploatacja.jpg

4) Miejsce dostępu: W przypadku dokumentu udostępnianego w Internecie, należy podać link.

5) Licencja: Należy wybrać licencję z rozwijanej listy. Opis licencji Creative Commons znaleźć można na stronie: http://creativecommons.pl/poznaj-licencje-creative-commons/.

138 Dokument Licencja.jpg

6) Dostępność: Należy zaznaczyć w słowniku wielokrotnego wyboru możliwości dostępności dokumentu. Można wybrać kilka pozycji.

139 Dokument Dostepnosc.jpg


  Zakładka Indeksy

141 Dokument Haslo do indeksu EK.jpg

Pola fakultatywne

W zakładce znajdują się trzy rodzaje indeksów:

1) Indeks geograficzny: Obok nazwy znajduje się znak zapytania, który wyświetli podpowiedź, jak sporządzić hasło indeksowe.

2) Indeks rzeczowy: Obok nazwy znajduje się znak zapytania, który wyświetli podpowiedź, jak sporządzić hasło indeksowe.

3) Indeks osobowy: Obok nazwy znajduje się znak zapytania, który wyświetli podpowiedź, jak sporządzić hasło indeksowe.


Mechanizm dodawania haseł do indeksów:

By wprowadzić hasło do indeksu, należy kliknąć na niebieski znak plus.

142 Dokument Indeks Dodaj haslo EK.jpg

Jeśli mamy już listę haseł i chcemy dodać hasło, które istnieje już w Indeksie, wówczas po wpisaniu w polu wyszukiwania początkowych liter hasła, zostanie ono podświetlone na niebiesko. Wystarczy zaznaczyć istniejące hasło oraz kliknąć “Zapisz”. W ten sposób można zaznaczyć kilka haseł.

144 Dokument Indeks Stare haslo.jpg

Jeśli natomiast wyszukiwanego hasła nie ma w słowniku, wówczas wyświetli się komunikat “Czy chcesz dodać nowe hasło?”.

145 Dokument Indeks Komunikat.jpg

Po kliknięciu “Tak”, należy dodać nowe hasło.

Nowe hasło można dodać również przed wyszukiwaniem - wystarczy nacisnąć przycisk "Dodaj hasło" w okienku Indeksu

142 Dokument Indeks Dodaj haslo.jpg

Po kliknięciu, otwiera się nowe okno z możliwością wpisania nowego hasła w polu tekstowym i zapisania go.

143 Dokument Indeks Nowe haslo.jpg


  Zakładka Inne

147 Dokument Inne.jpg

Pola fakultatywne

1) Inne: Puste pole tekstowe, w którym można wpisać wszelkie informacje na temat dokumentu, których nie uwzględniono w pozostałych zakładkach.