Otwarty System Archiwizacji OSA: Podręcznik użytkownika/Praca w programie OSA/Etapy opracowania zasobu archiwalnego/Wprowadzanie informacji o zasobie archiwalnym/Dodawanie jednostki archiwalnej

Dodaj linki
Z Wikibooks, biblioteki wolnych podręczników.

Jednostkę archiwalną w zbiorze/zespole prostym możemy dodać na dwa sposoby:

1. Poprzez edycję danego zbioru/zespołu prostym (zob. 4.5 Edytowanie informacji o zasobie archiwalnym). Na dole okna edycji znajduje się przycisk "Dodaj jednostkę archiwalną", który należy kliknąć.

2. Poprzez przycisk “Dodaj jednostkę archiwalną” przy danym zbiorze/zespole prostym z widoku “Struktura zasobu”.

W zbiorze/zespole prostym - Jednostka archiwalna jest automatycznie przypisywana do konkretnego zbioru/zespołu, co oznacza, że w nagłówku widnieje sygnatura i tytuł zbioru/zespołu, do którego należy konkretna jednostka archiwalna.

Jednostkę archiwalną w zbiorze/zespole rozbudowanym możemy dodać na dwa sposoby:

1. Poprzez edycję serii (w zbiorze rozbudowanym). Na dole okna edycji znajduje się przycisk "Dodaj jednostkę archiwalną", który należy kliknąć.

2. Poprzez przycisk “Dodaj jednostkę archiwalną” przy danej serii w zbiorze rozbudowanym z widoku “Struktura zasobu”.

W zbiorze/zespole rozbudowanym - Jednostka archiwalna jest automatycznie przypisywana do konkretnej serii w danym zbiorze/zespole, co oznacza, że w nagłówku widnieją sygnatury i tytuły serii oraz zbioru/zespołu, do których należy konkretna jednostka archiwalna. 

  W okienku “Dodawanie jednostki archiwalnej” znajduje się pięć zakładek: Dane podstawowe, Rozmiar i nośnik, Indeksy, Dane dodatkowe oraz Inne. Żeby redaktor mógł z poziomu jednostki archiwalnej przejść na niższy poziom opisu (dokument), musi wypełnić cztery pola obligatoryjne (oznaczone gwiazdką) z zakładki Dane podstawowe oraz jedno pole z zakładki Rozmiar i nośnik.



  Zakładka Dane podstawowe

Dane obligatoryjne

1) Poziom opisu*: Jednostka archiwalna. To pole jest automatycznie uzupełniane w programie OSA, pokazuje, na jakim poziomie opisu znajduje się użytkownik.

2) Sygnatura*: Sygnatura jednostki archiwalnej (w zbiorze prostym) składa się z trzech elementów: kodu archiwum i numeru zbioru/zespołu, które są automatycznie przypisywane przez system oraz numeru jednostki archiwalnej, który należy wpisać ręcznie w polu tekstowym.

Sygnatura jednostki archiwalnej (w zbiorze rozbudowanym) składa się z czterech elementów: kodu archiwum, numeru zbioru/zespołu i numeru serii, które są automatycznie przypisywane przez system oraz numeru jednostki archiwalnej, który należy wpisać ręcznie w polu tekstowym.

3) Tytuł*: W polu tekstowym należy wpisać tytuł wprowadzanej jednostki archiwalnej.

4) Data*: Po kliknięciu w przycisk Wybierz datę, użytkownik ma kilka opcji do wyboru. Należy zaznaczyć wybraną datę (roczną, miesięczną, dzienną) lub zakres dat (rocznych, miesięcznych, dziennych) i przy wybranej opcji wpisać daty lub wybrać z kalendarza. W przypadku, gdy data jest nieznana, należy wybrać opcję “Nieznane”.

5) Nazwa twórcy*: Zanim wypełnimy to pole, można dodać twórcę opisywanej jednostki archiwalnej w oddzielnej zakładce. Znajduje się ona w Menu Głównym, pomiędzy zakładkami Zasób oraz Indeksy.

Żeby dodać nazwę naszego twórcy w "Danych podstawowych" jednostki archiwalnej, należy kliknąć w przycisk “Przeglądaj”.

Otworzy się okienko, w którym należy znaleźć twórcę. Wyszukać można go po nazwie lub identyfikatorze twórcy.

Wynik wyszukiwania będzie widoczny w oknie po prawej stronie. Jeśli na liście nie ma naszego twórcy, klikamy "Dodaj twórcę", co powoduje, że automatycznie otworzy się okienko "Dodawanie twórcy".

Jeśli twórca znajduje się na liście, wybieramy go z listy, a następnie klikamy “Wybierz” oraz “Zapisz”. Istnieje możliwość dodania kilku twórców.

Twórca został dodany przy "Nazwie twórcy" w "Danych podstawowych".

Po kliknięciu w nazwę wyświetli się formularz z pełnymi danymi twórcy.

Pola fakultatywne

1) Sygnatura dawna: Wpisujemy, jeśli wcześniej jednostka archiwalna funkcjonowała pod inną sygnaturą.

2) Zawartość: W polu tekstowym należy opisać tematykę jednostki archiwalnej.

3) Język: Należy wybrać z listy, można wybrać kilka języków. Wystarczy zaznaczyć wybór przy konkretnych nazwach. 


  Zakładka Rozmiar i nośnik

1) Rozmiar*: Należy wpisać liczbę wszystkich dokumentów, wchodzących w skład jednostki archiwalnej.

2) Rozmiar i Nośnik*: Należy wybrać szczegółowy rozmiar i nośnik ze względu na typ dokumentacji w jednostce archiwalnej (pola widoczne po kliknięciu w niebieski znak plus). Do wyboru jest pięć zakładek: Dokumentacja aktowa, Fotografie, Nagrania audio, Nagrania wideo, Dokumentacja elektroniczna.

  • Dokumentacja aktowa - jako rozmiar podajemy liczbę stron i liczbę dokumentów tekstowych. W przypadku nośnika podajemy, jakie nośniki występują w jednostce archiwalnej: papier, tektura, kalka.

W polu “Inny” można też podać nośnik, którego nie znaleźliśmy na wymienionej liście.

  • Fotografie - jako rozmiar podajemy liczbę stron i liczbę dokumentów obrazowych. W przypadku nośnika podajemy liczbę wybranych z listy nośników: fotografia, błona fotograficzna - negatyw, błona fotograficzna - diapozytyw, szklany negatyw, odbitka fotograficzna, stykówka.

W polu “Inny” można też podać nośnik, którego nie znaleźliśmy na wymienionej liście.

  • Nagrania audio - jako rozmiar podajemy łączny czas nagrania w zapisie GG(godziny):MM(minuty):SS(sekundy) i liczbę dokumentów dźwiękowych. W przypadku nośnika podajemy liczbę wybranych z listy nośników: taśma magnetofonowa, płyta CD, karta pamięci.

W polu “Inny” można też podać nośnik, którego nie znaleźliśmy na wymienionej liście.

  • Nagrania wideo - jako rozmiar podajemy łączny czas nagrania w zapisie GG(godziny):MM(minuty):SS(sekundy) i liczbę dokumentów filmowych. W przypadku nośnika podajemy liczbę wybranych z listy nośników: taśma filmowa, kaseta VHS, płyta DVD.

W polu “Inny” można też podać nośnik, którego nie znaleźliśmy na wymienionej liście.

  • Dokumentacja elektroniczna - jako rozmiar podajemy liczbę magabajtów i liczbę dokumentów elektronicznych. W przypadku nośnika podajemy liczbę plików cyfrowych.


  Zakładka Indeksy

Pola fakultatywne

W zakładce znajdują się trzy rodzaje indeksów:

1) Indeks geograficzny: Obok nazwy znajduje się znak zapytania, który wyświetli podpowiedź, jak sporządzić hasło indeksowe.

2) Indeks rzeczowy: Obok nazwy znajduje się znak zapytania, który wyświetli podpowiedź, jak sporządzić hasło indeksowe.

3) Indeks osobowy: Obok nazwy znajduje się znak zapytania, który wyświetli podpowiedź, jak sporządzić hasło indeksowe.


Mechanizm dodawania haseł do indeksów:

By wprowadzić hasło do indeksu, należy kliknąć na niebieski znak plus.

Jeśli mamy już listę haseł i chcemy dodać hasło, które istnieje już w Indeksie, wówczas po wpisaniu w polu wyszukiwania początkowych liter hasła, zostanie ono podświetlone na niebiesko. Wystarczy zaznaczyć istniejące hasło oraz kliknąć “Zapisz”. W ten sposób można zaznaczyć kilka haseł.

Jeśli natomiast wyszukiwanego hasła nie ma w słowniku, wówczas wyświetli się komunikat “Czy chcesz dodać nowe hasło?”.

Po kliknięciu “Tak”, należy dodać nowe hasło.

Nowe hasło można dodać również przed wyszukiwaniem - wystarczy nacisnąć przycisk "Dodaj hasło" w okienku Indeksu

Po kliknięciu, otwiera się nowe okno z możliwością wpisania nowego hasła w polu tekstowym i zapisania go. 


  Zakładka Dane dodatkowe

Pola fakultatywne

1) Opis zewnętrzny: Należy podać postać zewnętrzną opisywanej jednostki archiwalnej. Np. akta luźne, akta szyte, księga, poszyt. Pole jest fakultatywne, ale wymagane przy tworzeniu inwentarza.

2) Autor opisu: Należy podać imię i nazwisko osoby sporządzającej opis archiwalny.

3) Data dodania: Należy wybrać z kalendarza datę wprowadzenia opisu archiwalnego na temat zbioru/zespołu w programie archiwalnym OSA. Dla ułatwienia pracy została wprowadzona opcja wyboru “Dziś” z datą danego dnia.

4) Stan fizyczny: Należy określić stan zachowania materiałów archiwalnych poprzez wybór z rozwijanej listy: dobry, do konserwacji, po konserwacji.

5) Technika wykonania: Należy podać technikę wykonania jednostki archiwalnej (rękopis, maszynopis, druk) oraz kolorystykę (jednobarwna, wielobarwna, czarno-biała).

6) Format: Należy podać wymiary opisywanej jednostki archiwalnej - w mm lub w zapisie standardowym: A4, A5. Np. fotografia 14x15cm, plik mp3 o długości 36:12 min., papier A4. 


  Zakładka Inne

Pola fakultatywne

1) Inne: Puste pole tekstowe, w którym można wpisać wszelkie informacje na temat jednostki archiwalnej, których nie uwzględniono w pozostałych zakładkach.

2) Ubytki i przesunięcia: Należy poinformować o ubytkach w jednostce archiwalnej, określić ich rodzaj (brakowania, przesunięcia między jednostkami, zniszczenia) oraz podać ich przyczynę (zdarzenia losowe - pożar).

Źródło: „https://pl.wikibooks.org/w/index.php?title=Otwarty_System_Archiwizacji_OSA:_Podręcznik_użytkownika/Praca_w_programie_OSA/Etapy_opracowania_zasobu_archiwalnego/Wprowadzanie_informacji_o_zasobie_archiwalnym/Dodawanie_jednostki_archiwalnej&oldid=315028”