Otwarty System Archiwizacji OSA: Podręcznik użytkownika/Praca w programie OSA/Etapy opracowania zasobu archiwalnego/Wprowadzanie informacji o zasobie archiwalnym/Dodawanie jednostki archiwalnej

Z Wikibooks, biblioteki wolnych podręczników.
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania

Jednostkę archiwalną w zbiorze/zespole prostym możemy dodać na dwa sposoby:

1. Poprzez edycję danego zbioru/zespołu prostym (zob. 4.5 Edytowanie informacji o zasobie archiwalnym). Na dole okna edycji znajduje się przycisk "Dodaj jednostkę archiwalną", który należy kliknąć.

194 Dodawanie jednostki Edycja EK.jpg

2. Poprzez przycisk “Dodaj jednostkę archiwalną” przy danym zbiorze/zespole prostym z widoku “Struktura zasobu”.

193 Dodawanie jednostki Drzewo EK.jpg

W zbiorze/zespole prostym - Jednostka archiwalna jest automatycznie przypisywana do konkretnego zbioru/zespołu, co oznacza, że w nagłówku widnieje sygnatura i tytuł zbioru/zespołu, do którego należy konkretna jednostka archiwalna.

088 Przypisanie jednostki prosty EK.jpg

Jednostkę archiwalną w zbiorze/zespole rozbudowanym możemy dodać na dwa sposoby:

1. Poprzez edycję serii (w zbiorze rozbudowanym). Na dole okna edycji znajduje się przycisk "Dodaj jednostkę archiwalną", który należy kliknąć.

196 Dodawanie jednostki Edycja EK.jpg

2. Poprzez przycisk “Dodaj jednostkę archiwalną” przy danej serii w zbiorze rozbudowanym z widoku “Struktura zasobu”.

197 Dodawanie jednostki Drzewko EK.jpg

W zbiorze/zespole rozbudowanym - Jednostka archiwalna jest automatycznie przypisywana do konkretnej serii w danym zbiorze/zespole, co oznacza, że w nagłówku widnieją sygnatury i tytuły serii oraz zbioru/zespołu, do których należy konkretna jednostka archiwalna.

089 Przypisanie jednostki rozbudowany EK.jpg

  W okienku “Dodawanie jednostki archiwalnej” znajduje się pięć zakładek: Dane podstawowe, Rozmiar i nośnik, Indeksy, Dane dodatkowe oraz Inne. Żeby redaktor mógł z poziomu jednostki archiwalnej przejść na niższy poziom opisu (dokument), musi wypełnić cztery pola obligatoryjne (oznaczone gwiazdką) z zakładki Dane podstawowe oraz jedno pole z zakładki Rozmiar i nośnik.


  Zakładka Dane podstawowe

090 Jednostka Okno1 EK.jpg

Dane obligatoryjne

1) Poziom opisu*: Jednostka archiwalna. To pole jest automatycznie uzupełniane w programie OSA, pokazuje, na jakim poziomie opisu znajduje się użytkownik.

091 Jednostka Poziom opisu.jpg

2) Sygnatura*: Sygnatura jednostki archiwalnej (w zbiorze prostym) składa się z trzech elementów: kodu archiwum i numeru zbioru/zespołu, które są automatycznie przypisywane przez system oraz numeru jednostki archiwalnej, który należy wpisać ręcznie w polu tekstowym.

092 Jednostka Sygnatura Prosty.jpg

Sygnatura jednostki archiwalnej (w zbiorze rozbudowanym) składa się z czterech elementów: kodu archiwum, numeru zbioru/zespołu i numeru serii, które są automatycznie przypisywane przez system oraz numeru jednostki archiwalnej, który należy wpisać ręcznie w polu tekstowym.

3) Tytuł*: W polu tekstowym należy wpisać tytuł wprowadzanej jednostki archiwalnej.

4) Data*: Po kliknięciu w przycisk Wybierz datę, użytkownik ma kilka opcji do wyboru. Należy zaznaczyć wybraną datę (roczną, miesięczną, dzienną) lub zakres dat (rocznych, miesięcznych, dziennych) i przy wybranej opcji wpisać daty lub wybrać z kalendarza. W przypadku, gdy data jest nieznana, należy wybrać opcję “Nieznane”.

094 Jednostka Data EK.jpg

5) Nazwa twórcy*: Zanim wypełnimy to pole, można dodać twórcę opisywanej jednostki archiwalnej w oddzielnej zakładce. Znajduje się ona w Menu Głównym, pomiędzy zakładkami Zasób oraz Indeksy.

Żeby dodać nazwę naszego twórcy w "Danych podstawowych" jednostki archiwalnej, należy kliknąć w przycisk “Przeglądaj”.

095 Jednostka Tworca.jpg

Otworzy się okienko, w którym należy znaleźć twórcę. Wyszukać można go po nazwie lub identyfikatorze twórcy.

440 Tworca wyszukiwanie EK.jpg

Wynik wyszukiwania będzie widoczny w oknie po prawej stronie. Jeśli na liście nie ma naszego twórcy, klikamy "Dodaj twórcę", co powoduje, że automatycznie otworzy się okienko "Dodawanie twórcy".

441 Tworca dodaj EK.jpg

Jeśli twórca znajduje się na liście, wybieramy go z listy, a następnie klikamy “Wybierz” oraz “Zapisz”. Istnieje możliwość dodania kilku twórców.

442 Tworca wybor EK.jpg

Twórca został dodany przy "Nazwie twórcy" w "Danych podstawowych".

098 Jednostka Dodani tworcy EK.jpg

Po kliknięciu w nazwę wyświetli się formularz z pełnymi danymi twórcy.

Pola fakultatywne

1) Sygnatura dawna: Wpisujemy, jeśli wcześniej jednostka archiwalna funkcjonowała pod inną sygnaturą.

2) Zawartość: W polu tekstowym należy opisać tematykę jednostki archiwalnej.

3) Język: Należy wybrać z listy, można wybrać kilka języków. Wystarczy zaznaczyć wybór przy konkretnych nazwach.

046 Zbior zespol Jezyk EK.jpg


  Zakładka Rozmiar i nośnik

100 Jednostka Okno2 EK.jpg

1) Rozmiar*: Należy wpisać liczbę wszystkich dokumentów, wchodzących w skład jednostki archiwalnej.

101 Jednostka Rozmiar EK.jpg

2) Rozmiar i Nośnik*: Należy wybrać szczegółowy rozmiar i nośnik ze względu na typ dokumentacji w jednostce archiwalnej (pola widoczne po kliknięciu w niebieski znak plus). Do wyboru jest pięć zakładek: Dokumentacja aktowa, Fotografie, Nagrania audio, Nagrania wideo, Dokumentacja elektroniczna.

102 Jednostka Rozmiar Nosnik EK.jpg

  • Dokumentacja aktowa - jako rozmiar podajemy liczbę stron i liczbę dokumentów tekstowych. W przypadku nośnika podajemy, jakie nośniki występują w jednostce archiwalnej: papier, tektura, kalka.

W polu “Inny” można też podać nośnik, którego nie znaleźliśmy na wymienionej liście.

103 Jednostka RN Dokumentacja aktowa EK.jpg

  • Fotografie - jako rozmiar podajemy liczbę stron i liczbę dokumentów obrazowych. W przypadku nośnika podajemy liczbę wybranych z listy nośników: fotografia, błona fotograficzna - negatyw, błona fotograficzna - diapozytyw, szklany negatyw, odbitka fotograficzna, stykówka.

W polu “Inny” można też podać nośnik, którego nie znaleźliśmy na wymienionej liście.

104 Jednostka RN Fotografie EK.jpg

  • Nagrania audio - jako rozmiar podajemy łączny czas nagrania w zapisie GG(godziny):MM(minuty):SS(sekundy) i liczbę dokumentów dźwiękowych. W przypadku nośnika podajemy liczbę wybranych z listy nośników: taśma magnetofonowa, płyta CD, karta pamięci.

W polu “Inny” można też podać nośnik, którego nie znaleźliśmy na wymienionej liście.

105 Jednostka RN Audio EK.jpg

  • Nagrania wideo - jako rozmiar podajemy łączny czas nagrania w zapisie GG(godziny):MM(minuty):SS(sekundy) i liczbę dokumentów filmowych. W przypadku nośnika podajemy liczbę wybranych z listy nośników: taśma filmowa, kaseta VHS, płyta DVD.

W polu “Inny” można też podać nośnik, którego nie znaleźliśmy na wymienionej liście.

106 Jednostka RN Wideo EK.jpg

  • Dokumentacja elektroniczna - jako rozmiar podajemy liczbę magabajtów i liczbę dokumentów elektronicznych. W przypadku nośnika podajemy liczbę plików cyfrowych.

107 Jednostka RN elektroniczna EK.jpg


  Zakładka Indeksy

300 Jednostka Indeksy EK.jpg

Pola fakultatywne

W zakładce znajdują się trzy rodzaje indeksów:

1) Indeks geograficzny: Obok nazwy znajduje się znak zapytania, który wyświetli podpowiedź, jak sporządzić hasło indeksowe.

2) Indeks rzeczowy: Obok nazwy znajduje się znak zapytania, który wyświetli podpowiedź, jak sporządzić hasło indeksowe.

3) Indeks osobowy: Obok nazwy znajduje się znak zapytania, który wyświetli podpowiedź, jak sporządzić hasło indeksowe.


Mechanizm dodawania haseł do indeksów:

By wprowadzić hasło do indeksu, należy kliknąć na niebieski znak plus.

301 Jednostka Haslo do indeksu EK.jpg

Jeśli mamy już listę haseł i chcemy dodać hasło, które istnieje już w Indeksie, wówczas po wpisaniu w polu wyszukiwania początkowych liter hasła, zostanie ono podświetlone na niebiesko. Wystarczy zaznaczyć istniejące hasło oraz kliknąć “Zapisz”. W ten sposób można zaznaczyć kilka haseł.

144 Dokument Indeks Stare haslo.jpg

Jeśli natomiast wyszukiwanego hasła nie ma w słowniku, wówczas wyświetli się komunikat “Czy chcesz dodać nowe hasło?”.

145 Dokument Indeks Komunikat.jpg

Po kliknięciu “Tak”, należy dodać nowe hasło.

Nowe hasło można dodać również przed wyszukiwaniem - wystarczy nacisnąć przycisk "Dodaj hasło" w okienku Indeksu

142 Dokument Indeks Dodaj haslo.jpg

Po kliknięciu, otwiera się nowe okno z możliwością wpisania nowego hasła w polu tekstowym i zapisania go.

143 Dokument Indeks Nowe haslo.jpg


  Zakładka Dane dodatkowe

108 Jednostka Okno Dodatkowe EK.jpg

Pola fakultatywne

1) Opis zewnętrzny: Należy podać postać zewnętrzną opisywanej jednostki archiwalnej. Np. akta luźne, akta szyte, księga, poszyt. Pole jest fakultatywne, ale wymagane przy tworzeniu inwentarza.

2) Autor opisu: Należy podać imię i nazwisko osoby sporządzającej opis archiwalny.

3) Data dodania: Należy wybrać z kalendarza datę wprowadzenia opisu archiwalnego na temat zbioru/zespołu w programie archiwalnym OSA. Dla ułatwienia pracy została wprowadzona opcja wyboru “Dziś” z datą danego dnia.

109 Jednostka Data dodania EK.jpg

4) Stan fizyczny: Należy określić stan zachowania materiałów archiwalnych poprzez wybór z rozwijanej listy: dobry, do konserwacji, po konserwacji.

110 Jednostka Stan fizyczny EK.jpg

5) Technika wykonania: Należy podać technikę wykonania jednostki archiwalnej (rękopis, maszynopis, druk) oraz kolorystykę (jednobarwna, wielobarwna, czarno-biała).

6) Format: Należy podać wymiary opisywanej jednostki archiwalnej - w mm lub w zapisie standardowym: A4, A5. Np. fotografia 14x15cm, plik mp3 o długości 36:12 min., papier A4.


  Zakładka Inne

302 Inne jednostka EK.jpg

Pola fakultatywne

1) Inne: Puste pole tekstowe, w którym można wpisać wszelkie informacje na temat jednostki archiwalnej, których nie uwzględniono w pozostałych zakładkach.

2) Ubytki i przesunięcia: Należy poinformować o ubytkach w jednostce archiwalnej, określić ich rodzaj (brakowania, przesunięcia między jednostkami, zniszczenia) oraz podać ich przyczynę (zdarzenia losowe - pożar).