Otwarty System Archiwizacji OSA: Podręcznik użytkownika/Praca w programie OSA/Etapy opracowania zasobu archiwalnego/Wprowadzanie informacji o zasobie archiwalnym/Dodawanie serii (w zbiorze/zespole rozbudowanym)

Z Wikibooks, biblioteki wolnych podręczników.
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania

Po dodaniu zbioru/zespołu, redaktor przechodzi do wypełnienia kolejnego poziomu opisu archiwalnego, jakim w zbiorze/zespole rozbudowanym jest Seria, a zbiorze/zespole prostym - Jednostka archiwalna.

Serię możemy dodać na dwa sposoby:

1. Poprzez edycję danego zbioru/zespołu rozbudowanego (zob. 4.5 Edytowanie informacji o zasobie archiwalnym). Na dole okna edycji znajduje się przycisk "Dodaj serię", który należy kliknąć.

191a Dodawanie Serii Edycja EK.jpg

2. Poprzez przycisk “Dodaj serię” przy danym zbiorze/zespole rozbudowanym z widoku “Struktura zasobu”.

073 Dodawanie Serii Menu nowy EK.jpg

  W okienku “Dodawanie Serii” znajdują się trzy zakładki: Dane podstawowe, Dane dodatkowe, Inne. By móc “zapisać” Serię i przejść do kolejnego poziomu - Jednostki archiwalnej, należy uzupełnić pięć pól obligatoryjnych z zakładki Dane podstawowe (oznaczone gwiazdką). Seria jest w programie OSA automatycznie przypisana do konkretnego zbioru/zespołu, którego dane wyświetlają się w nagłówku w postaci sygnatury oraz tytułu zbioru/zespołu.

074 Przypisanie Serii nowy EK.jpg


  Zakładka Dane podstawowe

075 Seria Okno1 EK.jpg

Pola obligatoryjne

1) Poziom opisu*: Seria. To pole jest automatycznie uzupełniane w programie OSA, pokazuje, na jakim poziomie opisu znajduje się użytkownik.

076 Seria Poziom opisu.jpg

2) Sygnatura*: Sygnatura serii składa się z trzech elementów: kodu archiwum i numeru zbioru/zespołu, które są automatycznie przypisywane przez system oraz numeru serii, który należy wpisać ręcznie w polu tekstowym.

077 Seria Sygnatura EK.jpg

3) Tytuł*: W polu tekstowym należy wpisać tytuł wprowadzanej serii.

4) Data*: Po kliknięciu w przycisk Wybierz datę, użytkownik ma kilka opcji do wyboru. Należy zaznaczyć wybraną datę (roczną, miesięczną, dzienną) lub zakres dat (rocznych, miesięcznych, dziennych) i przy wybranej opcji wpisać daty lub wybrać z kalendarza. W przypadku, gdy data jest nieznana, należy wybrać opcję “Nieznane”.

094 Jednostka Data EK.jpg

5) Nazwa twórcy*: Zanim wypełnimy to pole, można dodać twórcę opisywanej serii w oddzielnej zakładce, która znajduje się w Menu Głównym, pomiędzy zakładkami Zasób oraz Indeksy.

Żeby dodać nazwę twórcy w "Danych podstawowych" serii, należy kliknąć w przycisk “Przeglądaj”.

095 Jednostka Tworca.jpg

Otworzy się okienko, w którym należy znaleźć naszego twórcę. Wyszukać można go po nazwie lub identyfikatorze twórcy.

440 Tworca wyszukiwanie EK.jpg

Wynik wyszukiwania będzie widoczny w oknie po prawej stronie. Jeśli na liście nie ma twórcy, klikamy "Dodaj twórcę", co powoduje, że automatycznie otworzy się okienko "Dodawanie twórcy".

441 Tworca dodaj EK.jpg

Jeśli twórca znajduje się na liście, wybieramy go z listy, a następnie klikamy “Wybierz” oraz “Zapisz”. Istnieje możliwość dodania kilku twórców.

442 Tworca wybor EK.jpg

Twórca został dodany przy "Nazwie twórcy" w "Danych podstawowych".

082 Seria Dodani tworcy EK.jpg

Po kliknięciu w nazwę wyświetli się formularz z pełnymi danymi twórcy.

6) Rozmiar*: Należy wprowadzić dane dotyczące rozmiaru serii, wpisując liczbę przy wybranej jednostce miary: jednostki archiwalne, metry bieżące, megabajty.

083 Seria Rozmiar.jpg

Pola fakultatywne

1) Sygnatura dawna: Wpisujemy, jeśli wcześniej seria funkcjonowała pod inną sygnaturą.

2) Zawartość: W polu tekstowym należy opisać tematykę serii.

3) Język: Należy wybrać z listy, można wybrać kilka języków. Wystarczy zaznaczyć wybór przy konkretnych nazwach.

046 Zbior zespol Jezyk EK.jpg


  Zakładka Dane dodatkowe

200 Seria Dodatkowe EK.jpg

Pola fakultatywne

1) Opis zewnętrzny: Należy podać charakterystykę fizyczną. Np. akta luźne, akta szyte, księga, poszyt, album.

2) Autor opisu: Należy podać imię i nazwisko osoby sporządzającej opis archiwalny.

3) Kopie i miejsce ich przechowywania: Podać miejsce, gdzie należy przechowywać

4) Stan fizyczny: Należy określić stan zachowania materiałów archiwalnych poprzez wybór z rozwijanej listy: dobry, do konserwacji, po konserwacji.

085 Seria stan fizyczny EK.jpg

5) Data dodania: Należy wybrać z kalendarza datę wprowadzenia opisu archiwalnego na temat serii w programie archiwalnym OSA. Dla ułatwienia pracy została wprowadzona opcja wyboru “Dziś” z datą danego dnia.

086 Seria data dodania EK.jpg

6) Ubytki i przesunięcia: Należy poinformować o ubytkach w serii, określić ich rodzaj (brakowania, przesunięcia między seriami, zniszczenia) oraz podać ich przyczynę (zdarzenia losowe - pożar).

7) Stopień opracowania: Można wypełnić wszystkie pola lub tylko jedno (w zależności od stosowanych jednostek miary): jednostki archiwalne, metry bieżące lub megabajty.

8) Stopień digitalizacji: Można wypełnić wszystkie pola lub tylko jedno (w zależności od stosowanych jednostek miary): jednostki archiwalne lub metry bieżące.

9) Rozmiar po zdigitalizowaniu:Należy podać liczbę plików cyfrowych (np. TIFF, WAV), powstałych w wyniku digitalizacji i ich rozmiar.


  Zakładka Inne

087 Seria Inne EK.jpg

Pola fakultatywne

1) Inne: Puste pole tekstowe, w którym można wpisać wszelkie informacje na temat serii, których nie uwzględniono w pozostałych zakładkach.