Otwarty System Archiwizacji OSA: Podręcznik użytkownika/Praca w programie OSA/Etapy opracowania zasobu archiwalnego/Wprowadzanie informacji o zasobie archiwalnym/Dodawanie zbioru, zespołu

Z Wikibooks, biblioteki wolnych podręczników.
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania

Aby móc rozpocząć proces dodawania informacji o zasobie archiwalnym, należy w menu głównym programu OSA kliknąć w zakładkę “Zasób”, a następnie wybrać z rozwijanej listy pole “Zbiory” i przycisk “Dodaj”. Do wyboru w OSIE są dwie opcje - zbiór/zespół prosty, w którym znajdują się następujące poziomy opisu: zbiór/zespół, jednostka archiwalna oraz dokument i zbiór/zespół rozbudowany - poszerzony o poziom opisu: seria.

750px

  W okienku “Dodawanie zbioru/zespołu” znajduje się siedem zakładek: Dane podstawowe, Archiwizacja, Udostępnianie, Prawa do zbioru/zespołu, Indeksy, Dane dodatkowe, Inne. Program sam wyświetla automatycznie poziom opisu archiwalnego, na którym znajduje się użytkownik. By móc utworzyć rekord, należy wypełnić pięć pól obligatoryjnych (oznaczonych gwiazdką) z zakładki dane podstawowe. 
  Zakładka Dane podstawowe: 

036 Zbior zespol Okno1 EK.jpg

Pola obligatoryjne

1) Poziom opisu*: Zbiór/Zespół. To pole jest automatycznie uzupełniane w programie OSA, pokazuje, na jakim poziomie opisu znajduje się użytkownik.

037 Zbior zespol Poziom opisu.jpg

2) Sygnatura*: Sygnatura zbioru/zespołu składa się z dwóch elementów: kodu instytucji, który jest przyznawany automatycznie przez system oraz numeru zbioru/zespołu, który należy wpisać ręcznie w polu tekstowym.

038 Zbior zespol Sygnatura.jpg

3) Tytuł*: W polu tekstowym należy wpisać nazwę wprowadzanego zespołu lub zbioru.

4) Data*: Użytkownik wybiera z rozwijanej listy datę roczną lub zakres dat rocznych. przypadku datacji zbioru/zespołu określać należy jedynie roczne daty dokumentacji.

039 Zbior zespol Data EK.jpg


5) Nazwa twórcy*: Zanim wypełnimy to pole, można dodać twórcę opisywanej serii w oddzielnej zakładce, która znajduje się w Menu Głównym, pomiędzy zakładkami Zasób oraz Indeksy.

Żeby dodać nazwę twórcy w "Danych podstawowych" zbioru/zespołu, należy kliknąć w przycisk “Przeglądaj”.

095 Jednostka Tworca.jpg

Otworzy się okienko, w którym należy znaleźć naszego twórcę. Wyszukać można go po nazwie lub identyfikatorze twórcy.

440 Tworca wyszukiwanie EK.jpg

Wynik wyszukiwania będzie widoczny w oknie po prawej stronie. Jeśli na liście nie ma twórcy, klikamy "Dodaj twórcę", co powoduje, że automatycznie otworzy się okienko "Dodawanie twórcy".

441 Tworca dodaj EK.jpg

Jeśli twórca znajduje się na liście, wybieramy go z listy, a następnie klikamy “Wybierz” oraz “Zapisz”. Istnieje możliwość dodania kilku twórców.

442 Tworca wybor EK.jpg

Twórca został dodany przy "Nazwie twórcy" w "Danych podstawowych".

043 Nazwa tworcy pole EK nowy.jpg

Po kliknięciu w nazwę wyświetli się formularz z pełnymi danymi twórcy.

6) Rozmiar*: Należy wprowadzić dane dotyczące rozmiaru zbioru/zespołu, wpisując liczbę przy wybranej jednostce miary: jednostki archiwalne, metry bieżące, megabajty.

045 Zbior zespol Rozmiar.jpg

Pola fakultatywne

1) Sygnatura dawna: Wpisujemy, jeśli wcześniej Zbiór/Zespół funkcjonował pod inną sygnaturą.

2) Rozmiar fizyczny: Podajemy wielkość miejsca, jakie zbiór/zespół zajmuje w magazynie, liczbę opakowań do przechowywania archiwaliów, np. liczbę szuflad, pudełek.

3) Zawartość: W polu tekstowym należy opisać tematykę zbioru/zespołu.

4) Język: Należy wybrać z listy, można wybrać kilka języków. Wystarczy zaznaczyć wybór przy konkretnych nazwach. Język polski znajduje się na początku listy.

046 Zbior zespol Jezyk EK.jpg

5) Obszar historyczny: W polu tekstowym należy wprowadzić historyczne nazwy kraju lub krajów (po przecinku), których dotyczą materiały archiwalne w zbiorze/zespole.

6) Obszar współczesny: W polu tekstowym należy wprowadzić współczesne nazwy kraju lub krajów (po przecinku), których dotyczą materiały archiwalne w zbiorze/zespole.

7) Dzieje zbioru: Należy opisać, kiedy i w jaki sposób pozyskano materiały archiwalne, czy posiadały środek ewidencyjny, czy były uporządkowane, zmieniały właścicieli.

8) Pochodzenie zbioru: Należy spisać pochodzenie zbioru: nazwiska ofiarodawców, daty przekazania itp. (O ile informacje te są jawne).


  Zakładka Archiwizacja

047 Zbior zespol Okno2 EK.jpg

Pola fakultatywne

1) Wprowadź dane nabytku, z którego utworzono zbiór/zespół: Żeby powiązać konkretny nabytek z danym zbiorem, należy najpierw kliknąć przycisk “Przeglądaj”.

048 Zbior zespol Archiwizacja Nabytek.jpg

Uruchomi się wówczas okienko z możliwością wyszukania danego nabytku. Wyszukać można po dacie lub nazwie nabytku oraz po nazwisku ofiarodawcy.

049 Zbior zespol Archiwizacja Wybor nabytku.jpg

Wynik wyszukania nabytków wyświetli się w oknie po prawej stronie.

Po kliknięciu kolejno “Dodaj” i “Zapisz”, numery wybranych nabytków pojawią się w zakładce Archiwizacja w polu Wybrane nabytki.

2) Autor opisu: Należy podać imię i nazwisko osoby sporządzającej opis archiwalny.

3) Data dodania: Należy wybrać z kalendarza datę wprowadzenia opisu archiwalnego na temat zbioru/zespołu w programie archiwalnym OSA. Dla ułatwienia pracy została wprowadzona opcja wyboru “Dziś” z datą danego dnia.

052 Zbior zespol Data dodania nabytku EK.jpg

4) Stopień opracowania: Można wypełnić wszystkie pola lub tylko jedno (w zależności od stosowanych jednostek miary): jednostki archiwalne, metry bieżące lub megabajty.

053 Zbior zespol Stopien opracowania.jpg

5) Uwagi dotyczące opracowania: Należy w polu tekstowym przedstawić wewnętrzną strukturę i sposób porządkowania zbioru/zespołu np. Zbiór został opracowany według kryterium chronologiczno-rzeczowego. Ze względu na stałe dopływy do zbioru, jego struktura się zmienia – zwiększa się liczba jednostek archiwalnych i dokumentów.

6) Stopień digitalizacji: Można wypełnić wszystkie pola lub tylko jedno (w zależności od stosowanych jednostek miary): jednostki archiwalne lub metry bieżące.

A w polu tekstowym należy wpisać wszystkie Uwagi dotyczące digitalizacji.

7) Rozmiar po zdigitalizowaniu:Należy podać liczbę plików cyfrowych (np. TIFF, WAV), powstałych w wyniku digitalizacji i ich rozmiar.

055 Zbior zespol Rozmiar po zdigitalizowaniu.jpg

8) Miejsce przechowywania kopii cyfrowych:Podać miejsce, gdzie przechowujemy zdigitalizowane kopie oryginałów, którymi dysponuje archiwum, np. dysk nr 12.


  Zakładka Udostępnianie

056 Zbior Zespol Udostepnianie EK.jpg

Pola fakultatywne

1) Dostępność: Należy zaznaczyć w słowniku wielokrotnego wyboru odpowiednie pozycje, można wybrać kilka: Niedostępne, Oryginały dostępne na miejscu, Wersja cyfrowa dostępna na miejscu, Wersja cyfrowa dostępna w Internecie, Część zbioru zastrzeżona.

057 Zbior zespol Udostepnianie Dostepnosc.jpg

2) Warunki reprodukowania: W polu tekstowym należy wpisać warunki reprodukowania danego zbioru/zespołu. Można również załączyć plik z dysku komputera.

3) Miejsce i czas dostępu: W przypadku zbioru udostępnianego w Internecie należy podać link. W przypadku zbioru udostępnianego na miejscu należy podać adres i dni/godziny, w czasie których czytelnik może zapoznać się ze zbiorem.

4) Pomoce archiwalne: Należy wpisać dostępne pomoce archiwalne do danego zbioru/zespołu. Można również załączyć plik z dysku komputera

5) Uwagi: Należy wypisać wszystkie uwagi związane z udostępnianiem zbioru/zespołu archiwalnego, które nie zostały uwzględnione w pozostałych polach opisu.


  Zakładka Prawa do Zbioru/Zespołu

Widoczna tylko dla użytkownika o uprawnieniach administratora i redaktora

060 Prawa do zbioru zespolu Okno EK.jpg

Pola fakultatywne

1) Posiadacz praw: Należy podać informacje o osobie/organizacji, która dysponuje prawem do zbioru (prawo własności, prawo autorskie).

2) Licencja: Należy wybrać licencję z rozwijanej listy.

061 Prawa do zbioru zespolu Licencja EK.jpg

3) Restrykcje dotyczące wykorzystania: W polu tekstowym należy podać informacje o ewentualnym zastrzeżeniu zbioru (np. czasowe zastrzeżenie, udostępnianie zbioru w określonych przypadkach itp.).

4) Możliwe pola eksploatacji: Należy zaznaczyć w słowniku wielokrotnego wyboru możliwości eksploatacji zbioru/zespołu. Można wybrać kilka pozycji.

062 Prawa do zbioru zespolu Eksploatacja.jpg

5) Dokument poświadczający: W polu tekstowym można wpisać, czy jest dostępny dokument na poświadczenie praw autorskich, np.: umowa licencyjna z autorem fotografii, protokół przekazania podpisany przez spadkobiercę. Dokument można również załączyć za pomocą przycisku “Wybierz plik”.

063 Prawa do zbioru zespolu Poswiadczenie.jpg

6) Uwagi: W polu tekstowym należy uwzględnić wszystkie informacje odnośnie kwestii prawno-etycznych związanych z wykorzystaniem zbioru/zespołu, których nie uwzględniono w pozostałych polach.


  Zakładka Indeksy

064 Zbior zespol Indeksy EK.jpg

Pola fakultatywne

W zakładce znajdują się trzy rodzaje indeksów:

1) Indeks geograficzny: Obok nazwy znajduje się znak zapytania, który wyświetli podpowiedź, jak sporządzić hasło indeksowe.

2) Indeks rzeczowy: Obok nazwy znajduje się znak zapytania, który wyświetli podpowiedź, jak sporządzić hasło indeksowe.

3) Indeks osobowy: Obok nazwy znajduje się znak zapytania, który wyświetli podpowiedź, jak sporządzić hasło indeksowe.


Mechanizm dodawania haseł do indeksów:

By wprowadzić hasło do indeksu, należy kliknąć na niebieski znak plus.

064a Zbior zespol Indeksy EK.jpg

Jeśli mamy już listę haseł i chcemy dodać hasło, które istnieje już w Indeksie, wówczas po wpisaniu w polu wyszukiwania początkowych liter hasła, zostanie ono podświetlone na niebiesko. Wystarczy zaznaczyć istniejące hasło oraz kliknąć “Zapisz”. W ten sposób można zaznaczyć kilka haseł.

144 Dokument Indeks Stare haslo.jpg

Jeśli natomiast wyszukiwanego hasła nie ma w słowniku, wówczas wyświetli się komunikat “Czy chcesz dodać nowe hasło?”.

145 Dokument Indeks Komunikat.jpg

Po kliknięciu “Tak”, należy dodać nowe hasło.

Nowe hasło można dodać również przed wyszukiwaniem - wystarczy nacisnąć przycisk "Dodaj hasło" w okienku Indeksu

142 Dokument Indeks Dodaj haslo.jpg

Po kliknięciu, otwiera się nowe okno z możliwością wpisania nowego hasła w polu tekstowym i zapisania go.

143 Dokument Indeks Nowe haslo.jpg


  Zakładka Dane dodatkowe

069 Zbior Zespol Dodatkowe Okno EK.jpg

Pola fakultatywne

1) Ubytki i przesunięcia: Należy poinformować o ubytkach w zbiorze, określić ich rodzaj (brakowania, przesunięcia międzyzespołowe, zniszczenia) oraz podać ich przyczynę (zdarzenia losowe - pożar).


  Zakładka Inne

070 Zbior Zespol Inne EK.jpg

Pola fakultatywne

1) Inne: Puste pole tekstowe, w którym można wpisać wszelkie informacje na temat zbioru/zasobu, których nie uwzględniono w pozostałych zakładkach.